- Paylaşılan klasörler, ekip sürücüleri ve yeni Drive Projeleri özelliğine dayalı bir organizasyon yapısının uygulanması.
- Google Görevler, Takvim ve E-Tablolar entegrasyonu sayesinde iş akışlarının senkronizasyonu sağlanarak kilometre taşlarının ve son teslim tarihlerinin kapsamlı bir şekilde takibi mümkün.
- Gmail gelen kutusunu operasyonel bir komuta merkezine dönüştürmek için tamamlayıcı araçların ve yerel eklentilerin kullanımı.
Gününüzü belgeler, elektronik tablolar ve e-postalar arasında gidip gelerek geçiriyorsanız, Google Drive'ınızı düzenli tutmanın hızla bir kabusa dönüşebileceğini biliyorsunuzdur. "Son_sürüm_v3_ŞU_ŞU" gibi adlandırılmış dosyalarla karşılaşmak ve sabahın yarısını, doğru klasöre kaydettiğinize yemin ettiğiniz ancak kök dizinde bir yerlerde kaybolan o bilgilendirme dosyasını aramakla geçirmek çok yaygın bir durumdur.
İyi haber şu ki, Google ekosistemini öyle bir şekilde geliştirdi ki, artık delirmenize gerek yok. Artık sadece dosya depolamakla ilgili değil, iletişim, son teslim tarihleri ve dokümantasyonun uyumlu bir şekilde bir arada bulunduğu bir çalışma ortamı yaratmakla ilgili . İster en yeni yerel özellikleri ister güçlü eklentileri kullanın, Drive'ı komuta merkezinize dönüştürmek tamamen mümkün.
Google Drive'daki yeni Projeler özelliği
Google kısa süre önce "Projeler" adı verilen çığır açan bir özellik tanıttı. Geleneksel bir klasörün aksine, bir Proje, yalnızca dosyaları değil, aynı zamanda belirli bir girişimle ilgili Gmail yazışmalarını ve Google Chat konuşmalarını da gruplandırabileceğiniz birleşik bir alan görevi görüyor. En iyi yanı ise, bu konuşmaları orijinal konumlarından taşımadan birbirine bağlayabilmeniz ; bu da herhangi bir işbirlikçinin on farklı uygulamada gezinmek zorunda kalmadan çalışmanın tüm bağlamını anlamasına olanak tanıyor.
Bu araç, aynı anda birden fazla hesabı yöneten reklam ajansları, danışmanlık firmaları veya satış ekipleri için hayat kurtarıcıdır. Sonsuz alt klasör yapısına güvenmek yerine, Proje ana giriş noktası haline gelir ve yeni bir ekip üyesi katıldığında ve hızla işe adapte olması gerektiğinde yaşanan zorlukları ortadan kaldırır.
Dosya yapılandırması ve işbirlikçi depolama
Hala geleneksel yapıya güvenenler için, "Benim Sürücüm" ve "Paylaşılan Sürücüler" arasında ayrım yapmak önemlidir. İlki kişiselken, paylaşılan sürücüler ekipler için idealdir çünkü dosyalar bireye değil gruba aittir ve birisi kuruluştan ayrıldığında belgelerin kaybolmasını önler. Bir proje klasörü oluştururken, iş akışının izinlerin reddedilmesi nedeniyle durmamasını sağlamak için "Katkıda Bulunan" veya "Editör" gibi erişim düzeyleri atamak çok önemlidir .
Kontrolü sağlamak için, Drive'ın gelişmiş arama özelliğini kullanmanız ve dosya sahibi, dosya türü veya değiştirme tarihine göre filtreleme yapmanız önerilir . Belgeleri toplu olarak taşımanız gerekiyorsa, bunları doğrudan sürükleyip bırakabileceğinizi veya "Taşı" seçeneğini kullanabileceğinizi unutmayın; güvenlik açıklarından kaçınmak için alt klasörlerin doğru izinleri devraldığından emin olun.
Görevlerin ve zaman çizelgelerinin Workspace ile senkronizasyonu
Google'ın Asana gibi "kapalı" bir proje yönetim yazılımı olmamasına rağmen, araçlarının doğru şekilde yapılandırıldığında inanılmaz derecede güçlü bir kombinasyon oluşturduğu söylenebilir. Google Görevler, temel motor görevi görür; projeye özel listeler oluşturmanıza ve büyük teslim edilebilir işleri eyleme dönüştürülebilir alt görevlere ayırmanıza olanak tanır. Bunun çalışması için, son teslim tarihlerinin atanması çok önemlidir , çünkü bunlar otomatik olarak Google Takvim ile senkronize edilerek kilometre taşlarının bir bakışta görünmesini sağlar.
Daha sağlam bir takip sistemi için Google Sheets tercih edilen seçenektir. Durum sütunları (Başlamadı, Devam Ediyor, Tamamlandı) içeren özel bir takip sistemi tasarlayabilir ve hücrelerin ilerlemeye bağlı olarak renk değiştirmesi için koşullu biçimlendirme uygulayabilirsiniz . Proje karmaşık ise, temel Gantt şemaları uygulayabilir veya birisi bir görevi güncellediğinde e-posta uyarısı almak için bildirim kuralları kullanabilirsiniz.
Ekosistemi harici araçlarla geliştirme
Bazen, özellikle ekip görünürlüğü söz konusu olduğunda, yerleşik özellikler yetersiz kalabiliyor. İşte bu noktada TasksBoard gibi araçlar devreye giriyor ve Google Görevler listelerini görsel bir Kanban panosuna dönüştürüyor. Bu sayede görevleri sütunlar arasında sürükleyip bırakabilir ve listeleri diğer kullanıcılarla gerçek zamanlı olarak paylaşabilirsiniz ; bu, Görevler'in yerleşik olarak yapmadığı bir şey. Google ortamından ayrılmadan görsel bir panonun gücünü isteyenler için ideal bir çözüm.
Bir diğer alternatif ise , yönetimi doğrudan Gmail'e entegre eden Gmelius'tur . Gelen kutunuzu, tek bir tıklamayla e-postayı görev kartına dönüştürebileceğiniz merkezi bir merkeze dönüştürür. Paylaşılan e-posta dizilerine özel notlar ekleyerek , ekibiniz müşteriye yanıt vermeden önce dahili olarak koordinasyon sağlayabilir ve CC ve BCC e-postalarının karmaşasını önemli ölçüde azaltabilir.
Özel entegrasyonlar ve gelişmiş iş akışları
Tasarım veya prototipleme alanında çalışanlar için Moqups gibi araçlar, Drive ile çift yönlü bağlantı imkanı sunar. Tasarım projelerinizi doğrudan Google Drive'daki "Yeni" menüsünden oluşturabilir veya tel çerçevelerinizi PDF veya PNG olarak doğrudan klasörlerinize aktarabilirsiniz. Bu entegrasyon, tek bir doğru kaynak sağlar ve ekibin tasarımın eski sürümleri üzerinde çalışmasını önler.
İş akışınız daha teknik ise, şunu unutmayın: Google Cloud Projeleri Bunlar farklı bir hiyerarşide çalışır ve hizmet konteynerleri ve faturalama birimleri olarak görev yaparlar. Bunlar, aşağıdaki gibi belirli izinler gerektirir: resourcemanager.projects.create Ayrıca kaynakların tamamen izole edilmesine olanak tanır; bu da Google Workspace API'lerini kullanan uygulamalar geliştirenler için çok önemlidir.
Bu ekosistemde proje yönetiminde ustalaşmak, Drive'ın hiyerarşik organizasyonunu, Görevler ve Takvim'in çevikliğini ve görünürlük boşluklarını dolduran eklentilerin gücünü birleştirmeyi bilmek anlamına gelir. Dokümantasyonu merkezileştirerek, Gmail ve Sohbet'ten gelen iletişimi bağlayarak ve görsel panolar veya otomatikleştirilmiş elektronik tablolar kullanarak, herhangi bir ekip pahalı harici yazılımlar satın almaya gerek kalmadan profesyonel, ölçeklenebilir ve son derece verimli bir iş akışı sistemi kurabilir.