- பகிரப்பட்ட கோப்புறைகள், குழு இயக்ககங்கள் மற்றும் புதிய 'டிரைவ் ப்ராஜெக்ட்ஸ்' அம்சம் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் ஒரு நிறுவனக் கட்டமைப்பைச் செயல்படுத்துதல்.
- முக்கிய மைல்கற்கள் மற்றும் காலக்கெடுவை விரிவாகக் கண்காணிப்பதற்காக, கூகுள் டாஸ்க்ஸ், காலண்டர் மற்றும் ஷீட்ஸ் ஆகியவற்றை ஒருங்கிணைத்து பணிப்பாய்வு ஒத்திசைவு செய்யப்படுகிறது.
- ஜிமெயில் இன்பாக்ஸை ஒரு செயல்பாட்டுக் கட்டுப்பாட்டு மையமாக மாற்றுவதற்கு, துணைக் கருவிகளையும் உள்ளமைந்த நீட்டிப்புகளையும் பயன்படுத்துதல்.
உங்கள் நாளை ஆவணங்கள், விரிதாள்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல்களுக்கு இடையே மாறி மாறிச் செலவழிப்பவராக இருந்தால், உங்கள் கூகிள் டிரைவை ஒழுங்கமைத்து வைப்பது விரைவில் ஒரு பெரும் தலைவலியாக மாறிவிடும் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும். "final_version_v3_THIS_THIS" என்று பெயரிடப்பட்ட கோப்புகள் உருவாகி , சரியான கோப்புறையில் சேமித்துவிட்டதாக நீங்கள் உறுதியாக நம்பிய, ஆனால் ரூட் டைரக்டரியில் எங்கோ தொலைந்துபோன அந்தத் தகவல் அறிக்கையைத் தேடி காலைப் பொழுதின் பாதியை வீணடிப்பது மிகவும் சர்வ சாதாரணம்.
நல்ல செய்தி என்னவென்றால், கூகிள் அதன் சூழலமைப்பை மேம்படுத்தியுள்ளது, எனவே நீங்கள் அதிகம் சிரமப்படத் தேவையில்லை. இது இனி கோப்புகளைச் சேமிப்பது மட்டுமல்ல, தகவல் தொடர்பு, காலக்கெடு மற்றும் ஆவணங்கள் ஆகியவை இணக்கமாக இணைந்து செயல்படும் ஒரு பணிச்சூழலை உருவாக்குவதாகும் . நீங்கள் சமீபத்திய உள்ளமைக்கப்பட்ட அம்சங்களைப் பயன்படுத்தினாலும் சரி அல்லது சக்திவாய்ந்த துணை நிரல்களைப் பயன்படுத்தினாலும் சரி, டிரைவை உங்கள் கட்டுப்பாட்டு மையமாக மாற்றுவது முற்றிலும் சாத்தியமாகும்.
கூகிள் டிரைவில் உள்ள புதிய புராஜெக்ட்ஸ் அம்சம்
கூகிள் சமீபத்தில் 'புராஜெக்ட்ஸ்' (Projects) என்ற ஒரு புரட்சிகரமான அம்சத்தை அறிமுகப்படுத்தியுள்ளது. ஒரு வழக்கமான ஃபோல்டரைப் போலல்லாமல், ஒரு புராஜெக்ட் என்பது ஒரு ஒருங்கிணைந்த இடமாகச் செயல்படுகிறது . இதில் நீங்கள் கோப்புகளை மட்டுமல்லாமல், ஒரு குறிப்பிட்ட முயற்சி தொடர்பான ஜிமெயில் உரையாடல்கள் மற்றும் கூகிள் சாட் உரையாடல்களையும் குழுவாக்கலாம். இதன் சிறந்த அம்சம் என்னவென்றால், இந்த உரையாடல்களை அவற்றின் அசல் இடத்திலிருந்து நகர்த்தாமலேயே இணைக்க முடியும் . இதனால், எந்தவொரு கூட்டாளியும் பத்து வெவ்வேறு செயலிகளுக்குள் தேட வேண்டிய அவசியமின்றி, அந்தப் பணியின் முழுமையான சூழலைப் புரிந்துகொள்ள முடிகிறது.
ஒரே நேரத்தில் பல கணக்குகளை நிர்வகிக்கும் விளம்பர நிறுவனங்கள், ஆலோசனை நிறுவனங்கள் அல்லது விற்பனைக் குழுக்களுக்கு இந்தக் கருவி ஒரு வரப்பிரசாதம். முடிவற்ற துணைக்கோப்புறை அமைப்பைச் சார்ந்திருப்பதற்குப் பதிலாக, 'புராஜெக்ட்' (Project) பிரதான நுழைவாயிலாக மாறுகிறது . இதனால், ஒரு புதிய குழு உறுப்பினர் இணைந்து, விரைவாகப் பணிகளைத் தெரிந்துகொள்ள வேண்டியிருக்கும் போது ஏற்படும் சிரமங்கள் நீக்கப்படுகின்றன.
கோப்பு கட்டமைத்தல் மற்றும் கூட்டுச் சேமிப்பு
இன்னும் பாரம்பரிய கட்டமைப்பை நம்பியிருப்பவர்களுக்கு, 'மை டிரைவ்' (My Drive) மற்றும் 'ஷேர்டு டிரைவ்ஸ்' (Shared Drives) ஆகியவற்றுக்கு இடையே உள்ள வேறுபாட்டைப் புரிந்துகொள்வதே முக்கியமாகும். முதலாவது தனிப்பட்டதாக இருந்தாலும், பகிரப்பட்ட டிரைவ்கள் குழுக்களுக்கு மிகவும் ஏற்றவை. ஏனெனில், அங்குள்ள கோப்புகள் ஒரு தனிநபருக்குச் சொந்தமானவை அல்ல, மாறாக குழுவிற்கே சொந்தமானவை . இதனால், யாராவது நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறினாலும் ஆவணங்கள் காணாமல் போவது தடுக்கப்படுகிறது. ஒரு ப்ராஜெக்ட் ஃபோல்டரை உருவாக்கும்போது, அனுமதிகள் மறுக்கப்படுவதால் பணி ஓட்டம் தடைபடாமல் இருப்பதை உறுதிசெய்ய, 'பங்களிப்பாளர்' (Contributor) அல்லது 'எடிட்டர்' (Editor) போன்ற அணுகல் நிலைகளை ஒதுக்குவது மிகவும் அவசியம் .
கட்டுப்பாட்டைப் பராமரிக்க, உரிமையாளர், கோப்பு வகை அல்லது மாற்றியமைக்கப்பட்ட தேதி ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் வடிகட்டி, டிரைவின் மேம்பட்ட தேடலைப் பயன்படுத்தப் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது . நீங்கள் ஆவணங்களை மொத்தமாக நகர்த்த வேண்டியிருந்தால், அவற்றை நேரடியாக இழுத்து விடலாம் அல்லது "இதற்கு நகர்த்து" (Move to) விருப்பத்தைப் பயன்படுத்தலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்; பாதுகாப்பு குறைபாடுகளைத் தவிர்க்க, துணை கோப்புறைகள் சரியான அனுமதிகளைப் பெறுகின்றன என்பதை எப்போதும் உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
பணித்தளத்துடன் பணிகள் மற்றும் அட்டவணைகளின் ஒத்திசைவு
அசனாவைப் போல கூகிளிடம் ஒரு முழுமையான திட்ட மேலாண்மை மென்பொருள் இல்லை என்றாலும், அதன் கருவிகளின் தொகுப்பைச் சரியாக உள்ளமைத்தால் அது மிகவும் சக்தி வாய்ந்ததாக இருக்கும். கூகிள் டாஸ்க்ஸ் தான் இதன் மைய இயந்திரம்; இது திட்டங்களுக்கென பிரத்யேகப் பட்டியல்களை உருவாக்கவும், பெரிய பணிகளைச் செயல்படுத்தக்கூடிய துணைப் பணிகளாகப் பிரிக்கவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது. இது செயல்பட, பணிகளை முடிப்பதற்கான இறுதித் தேதிகளை நிர்ணயிப்பது மிகவும் அவசியம். ஏனெனில், இந்தத் தேதிகள் கூகிள் காலண்டருடன் தானாகவே ஒத்திசைந்து, முக்கிய மைல்கற்களை ஒரே பார்வையில் காண வழிவகுக்கின்றன.
மேலும் வலுவான கண்காணிப்பிற்கு, கூகுள் ஷீட்ஸ் ஒரு விரும்பத்தக்க தேர்வாகும். நீங்கள் நிலை நெடுவரிசைகளுடன் (தொடங்கப்படவில்லை, செயல்பாட்டில் உள்ளது, நிறைவடைந்தது) ஒரு தனிப்பயன் கண்காணிப்பானை வடிவமைத்து, முன்னேற்றத்தின் அடிப்படையில் கலங்கள் நிறம் மாறும் வகையில் நிபந்தனைக்குட்பட்ட வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தலாம் . திட்டம் சிக்கலானதாக இருந்தால், நீங்கள் அடிப்படை கான்ட் விளக்கப்படங்களைச் செயல்படுத்தலாம் அல்லது யாராவது ஒரு பணியைப் புதுப்பிக்கும்போதெல்லாம் மின்னஞ்சல் எச்சரிக்கையைப் பெற அறிவிப்பு விதிகளைப் பயன்படுத்தலாம்.
வெளிப்புறக் கருவிகளைக் கொண்டு சூழல் அமைப்பை மேம்படுத்துதல்
சில நேரங்களில், குறிப்பாகக் குழுவின் பார்வைத் திறனைப் பொறுத்தவரை, இயல்பான அம்சங்கள் போதுமானதாக இருப்பதில்லை. இந்தச் சமயத்தில்தான் TasksBoard போன்ற கருவிகள் பயன்படுகின்றன ; இவை Google Tasks பட்டியல்களை ஒரு காட்சி ரீதியான கன்பன் பலகையாக மாற்றுகின்றன. இது, பணிகளைப் பத்திகளுக்கு இடையில் இழுத்துச் செல்லவும், மற்ற பயனர்களுடன் நிகழ்நேரத்தில் பட்டியல்களைப் பகிரவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது —இது Tasks இயல்பாகச் செய்யாத ஒரு அம்சமாகும். Google சூழலை விட்டு வெளியேறாமலேயே, ஒரு காட்சிப் பலகையின் ஆற்றலை விரும்புபவர்களுக்கு இது ஒரு சிறந்த தீர்வாகும்.
மற்றொரு மாற்று வழி ஜிமெலியஸ் ஆகும் , இது நிர்வாகத்தை நேரடியாக ஜிமெயிலில் ஒருங்கிணைக்கிறது. இது உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒரு மையமாக மாற்றுகிறது, அங்கு நீங்கள் ஒரே கிளிக்கில் ஒரு மின்னஞ்சலைப் பணி அட்டையாக மாற்றலாம். பகிரப்பட்ட மின்னஞ்சல் உரையாடல்களில் தனிப்பட்ட குறிப்புகளைச் சேர்ப்பதன் மூலம் , வாடிக்கையாளருக்குப் பதிலளிப்பதற்கு முன்பு உங்கள் குழுவினர் தங்களுக்குள் ஒருங்கிணைக்க முடியும், இது CC மற்றும் BCC மின்னஞ்சல்களின் தேவையற்ற குவியலைப் பெருமளவில் குறைக்கிறது.
சிறப்பு ஒருங்கிணைப்புகள் மற்றும் மேம்பட்ட பணிப்பாய்வுகள்
வடிவமைப்பு அல்லது முன்மாதிரி உருவாக்கத்தில் பணிபுரிபவர்களுக்கு, Moqups போன்ற கருவிகள் Drive உடன் இருவழி இணைப்பை வழங்குகின்றன. நீங்கள் Google Drive-இல் உள்ள "புதிய" (New) மெனுவிலிருந்து நேரடியாக வடிவமைப்புத் திட்டங்களை உருவாக்கலாம் அல்லது உங்கள் வயர்ஃப்ரேம்களை PDF அல்லது PNG கோப்புகளாக நேரடியாக உங்கள் கோப்புறைகளுக்கு ஏற்றுமதி செய்யலாம். இந்த ஒருங்கிணைப்பு, நம்பகமான தரவுகளுக்கு ஒரே ஒரு மூலத்தை உறுதி செய்வதோடு , வடிவமைப்பின் காலாவதியான பதிப்புகளில் குழுவினர் பணியாற்றுவதையும் தடுக்கிறது.
உங்கள் பணிப்பாய்வு அதிக தொழில்நுட்பம் சார்ந்ததாக இருந்தால், நினைவில் கொள்ளுங்கள் கூகிள் கிளவுட் திட்டங்கள் அவை சேவைக் கொள்கலன்களாகவும் கட்டண அலகுகளாகவும் பணியாற்றி, ஒரு வேறுபட்ட படிநிலையில் இயங்குகின்றன. இவற்றுக்கு பின்வரும் குறிப்பிட்ட அனுமதிகள் தேவைப்படுகின்றன: resourcemanager.projects.create மேலும், வளங்களை முழுமையாகத் தனிமைப்படுத்த அனுமதிப்பதால், Google Workspace API-களைப் பயன்படுத்தும் செயலிகளை உருவாக்குபவர்களுக்கு இது இன்றியமையாததாகும்.
இந்தச் சூழலில் திட்ட மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுவது என்பது, டிரைவின் படிநிலை அமைப்பு, டாஸ்க்ஸ் மற்றும் காலண்டரின் சுறுசுறுப்பு, மற்றும் பார்வை இடைவெளிகளை நிரப்பும் துணை நிரல்களின் ஆற்றல் ஆகியவற்றை எவ்வாறு ஒருங்கிணைப்பது என்பதை அறிவதாகும். ஆவணங்களை மையப்படுத்துவதன் மூலமும், ஜிமெயில் மற்றும் சாட்டிலிருந்து தகவல்தொடர்புகளை இணைப்பதன் மூலமும், காட்சிப் பலகைகள் அல்லது தானியங்கு விரிதாள்களைப் பயன்படுத்துவதன் மூலமும், எந்தவொரு குழுவும் விலையுயர்ந்த வெளிப்புற மென்பொருளை வாங்கத் தேவையின்றி, ஒரு தொழில்முறை, விரிவாக்கக்கூடிய மற்றும் மிகவும் திறமையான பணிப்பாய்வு அமைப்பை அமைக்க முடியும்.