Hoe u een herinneringsmail schrijft

Je hebt een reünie georganiseerd met al je oud-collega's. Je kunt niet wachten op de dag waarop je ze na zoveel jaren weer zult ontmoeten om erachter te komen welke carrière ze hebben ondernomen, of ze een gezin hebben gesticht, enz. Om hen te herinneren aan de datum en locatie van het langverwachte evenement, heeft u besloten hen ter herinnering een e-mail te sturen. Omdat dit echter de eerste keer is dat u een dergelijk bericht verzendt, wilt u er zeker van zijn dat u geen fouten maakt en vindt u het daarom niet erg om wat tips te krijgen over hoe je een e-mail schrijft herinnering. Als dit inderdaad het geval is, weet dan dat je zojuist de juiste gids op het juiste moment hebt gevonden!

In de volgende regels zal ik u in feite tips geven over hoe u berichten effectief kunt schrijven om te verzenden herinneringen aan de respectievelijke ontvangers. Ik garandeer je dat er niets ingewikkelds aan is om dit te doen, ook omdat ik je in de gids van vandaag stap voor stap zal begeleiden bij het schrijven van dit soort berichten: van het schrijven van het onderwerp tot het invoeren van de e-mail, het passeren van de body. van het bericht en de laatste groeten.

Dus, ben je klaar om aan de slag te gaan? Ja? Erg goed! Maak het uzelf gemakkelijk, neem zoveel tijd als nodig is om u te concentreren op het lezen van de volgende paragrafen, en het allerbelangrijkste: voer het advies uit dat ik u zal geven. Ik ben er zeker van dat als u dat doet, u geen enkel probleem zult hebben met het voltooien van uw bedrijf. Ik wens je veel leesplezier en vooral veel werkplezier!

• Voer het onderwerp van een herinneringsmail in
• Voer een herinneringsmail in
• Organiseer de hoofdtekst van het bericht
• Zeg vaarwel in een herinneringsmail

Voer het onderwerp van een herinneringsmail in

door schrijf een herinneringsmail contant Ik stel voor dat je begint voorwerp. Dit is ongetwijfeld een van de belangrijkste onderdelen van de brief die u gaat schrijven, aangezien de onderwerpregel niet alleen het algemene onderwerp van de e-mail samenvat, maar ook het eerste item is dat de ontvanger van het bericht zal lezen. Om deze redenen is het erg belangrijk om het onderwerp correct te schrijven: als je dat niet doet, kan de ontvanger zelfs besluiten het bericht in de prullenbak te gooien, zonder het zelfs maar te openen!

Bij het schrijven van het onderwerp van de e-mail raad ik u aan wees zo expliciet mogelijk met duidelijke vermelding van het doel waarvoor u het betreffende bericht heeft verzonden. Als u de ontvanger bijvoorbeeld wilt herinneren aan de vergaderdatum die hij volgende week zal hebben of aan de training waarvoor u hem eerder hebt uitgenodigd, kunt u het onderwerp als onderwerp gebruiken. naam van het evenement gevolgd door período of, beter nog, van datum waarin het zal plaatsvinden (bijv. Redactievergadering volgende week o Dag van: nieuwe training [anno] ).

Als u het nodig acht, kunt u de tekst invoegen voor de naam van de gebeurtenis die u wilt onthouden HERINNERING om meer nadruk te leggen op de boodschap. Hoe het ook zij, het belangrijkste is Kom ter zake, vermijd omslachtig te zijn (Het is in het bericht waar u alle details moet aangeven waaraan u de ontvanger wilt herinneren, niet in het onderwerp!), Gebruik indien mogelijk niet meer dan 45-50 tekens.

Voer een herinneringsmail in

Nadat u het onderwerp van het bericht hebt getypt, kunt u eindelijk beginnen met het typen van de tekst van de e-mail, te beginnen met eerste groeten. Hoe zeg je? Je hebt geen idee hoe u een herinneringsmail invoert ? Eigenlijk hoef je geen toevlucht te nemen tot wie weet welke formules: je moet gewoon hallo zeggen tegen je gesprekspartner, zoals je doet bij het schrijven van een andere e-mail.

Wanneer u echter kiest welke begroeting u wilt gebruiken, moet u met ten minste een aantal factoren rekening houden.

• Relatie met de ontvanger - Als het iemand is die je al heel lang kent, zoals een oude collega of vriend, kun je zeker beginnen met een vriendelijkere en meer gemoedelijke toon. Als u daarentegen een formele relatie heeft, misschien omdat u de ontvanger niet persoonlijk kent of omdat ze een belangrijke rol spelen (ze zijn bijvoorbeeld uw meerdere), moet de te gebruiken begroeting een weerspiegeling zijn van dit soort relatie.
• Herinneringstype om te verzenden - als het doel van de e-mail is om een ​​feestje met vrienden of een feestje van voetbal Met collega's op je eigen afdeling (ook al ken je ze niet allemaal persoonlijk) kun je gerust een meer ontspannen begroetingsvorm hanteren. Als u daarentegen een meer formele afspraak moet onthouden, zoals een zakendiner of een les die u heeft georganiseerd, kunt u beter een koudere en afstandelijkere begroeting gebruiken.

Na evaluatie van bovenstaande factoren kunt u uit meerdere kiezen vormen van begroeting es omstandigheid bijvoeglijke naamwoorden (de laatste mag alleen in formele e-mails worden gebruikt). Als u uit de evaluaties bepaalt dat de e-mail die u schrijft, is informele, kunt u het bericht beginnen met een Hallo [ontvanger nome]! Alles goed? , beste [geen ontvanger] o Hé [geen ontvanger], hoe gaat het? .

Als u daarentegen een stempel wilt drukken formeel bij het bericht, misschien omdat het bedoeld is voor een persoon die u niet kent, gebruikt u een vorm van begroeting die bestaat uit een bijvoeglijk naamwoord van omstandigheid, Ik vind het leuk querido o querido , Gevolgd door de titel geschikt voor de ontvanger (bijv. Meneer mevrouw als afkorting voor Mr / Mrs.; Dott./Dott.ssa als een afkorting van Dottore / Dottoressa, voor afgestudeerden, etc.) en zijn voornaam es achternaam.

Als u niet zeker weet welke vorm van begroeting u moet gebruiken, bijvoorbeeld omdat de relatie die u met de ontvanger heeft niet vertrouwelijk of formeel is, kunt u kiezen voor hybride begroetingsvormen, zoals hallo , Good Morning o Welterusten . Zodra u de vorm van begroeting heeft geïdentificeerd die het meest geschikt lijkt voor de e-mail die u schrijft, voeg een komma in onmiddellijk na de gekozen naam of begroeting en kom terug om door te gaan met het opstellen van de hoofdtekst van het bericht.

Organiseer de hoofdtekst van het bericht

Als u eenmaal de vorm van begroeting heeft gekozen die u het prettigst lijkt, moet u verder gaan met het schrijven van het berichttekst - In dit deel van de e-mail moet u de daadwerkelijke herinnering invoeren. Het advies dat ik je zou willen geven, is om je tijd niet te verspillen aan nutteloos gebabbel: ga direct ter zake door de ontvanger te herinneren aan de informatie waarop je hun aandacht wilt krijgen.

Als u echter wilt voorkomen dat u te direct of zelfs bruusk klinkt, kan dat gebruik een koppelingszin tussen de openingsbegroeting en de notitie. Als het een e-mail is informele, zou je een vriendelijke zin kunnen gebruiken, zoals We hebben in een heel leven niets van elkaar gehoord, ik wilde je er alleen aan herinneren dat ... o Het is erg fijn om u weer te kunnen schrijven om u eraan te herinneren dat ... . Als u daarentegen een e-mail schrijft formeel, kunt u een linkzin iets verder uit elkaar gebruiken, bijvoorbeeld Nadat u de uitnodiging voor het evenement heeft gestuurd X, Ik maak van deze gelegenheid gebruik om u eraan te herinneren dat ... o Ik neem aan dat je het momenteel behoorlijk druk hebt en ik bied mijn excuses aan als ik je stoor, maar ik wilde je alleen herinneren aan de gebeurtenis die ik ga houden ... .

Meteen na de verbindende zin, voer de werkelijke notitie in : geeft duidelijk de datum, L ' nu, Sitio en mogelijk ook de naam van het evenement (Bijv. curso, prijs, reis, reuniónenz.) waaraan u de ontvanger misschien wilt herinneren al deze details vetgedrukt markeren (als je het je herinnert, ik heb uitgelegd hoe je het moet doen in een andere tutorial).

Nadat u de gebeurtenisherinnering heeft ingevoerd die u onder de aandacht van de ontvanger wilt brengen, voert u ook eventuele aanvullende informatie in die nuttig voor hem of haar kan zijn. Als u wilt voorkomen dat de e-mail wordt overladen met onnodige details, laat hem dan weten dat u beschikbaar bent voor de ontvanger. beantwoord alle vragen en twijfel, misschien met behulp van zinnen als: Als je hierover meer informatie nodig hebt, geef me dan een fluitje! (Als u een e-mail schrijft informele ) O Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen: ik sta volledig tot uw beschikking. (Als u een e-mail schrijft formeel ).

Zeg vaarwel in een herinneringsmail

Als u klaar bent met het schrijven van de hoofdtekst van het bericht, kunt u eindelijk zeg hallo en tot ziens Bij het kiezen van welk afscheidsformulier u wilt gebruiken, moet u rekening houden met de toon die in de rest van de e-mail wordt gebruikt. Als je een e-mail hebt geschreven informeleHet zou bijvoorbeeld passend zijn om een ​​begroeting als Spreek je snel! o Goede voortzetting! . Integendeel, als je de toon tot nu toe hebt aangehouden formeel, zou het veel passender zijn om meer gepleisterde begroetingsvormen te gebruiken, zoals groeten , Oprecht o met respect .

Als je wilt, kun je het bal overnemen om de ontvanger te vragen te bevestigen dat hij of zij het bericht heeft gelezen en om je te laten weten of hij/zij meedoet aan het door jou georganiseerde evenement. Misschien kun je een zin gebruiken als Laat me weten of je het bericht hebt ontvangen en of je het evenement kunt bijwonen. Spreek je snel! (Als je een e-mail hebt geschreven informele ) O In afwachting van uw vriendelijke antwoord, bied ik mijn beste wensen aan. (Als je een e-mail hebt geschreven formeel )

Om de herinneringsmail die u zojuist heeft geschreven te beëindigen, zet de komma onmiddellijk na de laatste begroeting, kom terug en onderteken de brief met de eenvoudige handtekening (alleen met voor- en achternaam) of met de volledige handtekening (naam, achternaam en contactgegevens). Lees vervolgens het hele bericht opnieuw om er zeker van te zijn dat u geen fouten hebt gemaakt of details hebt gemist, en als alles in orde is, stuurt u het terug. Het was niet zo moeilijk, toch?