गुगल ड्राईव्ह आणि वर्कस्पेसमध्ये आपले प्रकल्प कसे संघटित आणि व्यवस्थापित करावे

Trucoteca » इतर » गुगल ड्राईव्ह आणि वर्कस्पेसमध्ये आपले प्रकल्प कसे संघटित आणि व्यवस्थापित करावे

जर तुम्ही तुमचा दिवस डॉक्युमेंट्स, स्प्रेडशीट्स आणि ईमेल्समध्येच घालवत असाल, तर तुम्हाला माहित असेल की तुमचा गूगल ड्राईव्ह व्यवस्थित ठेवणे हे लवकरच एक दुःस्वप्न बनू शकते. 'final_version_v3_THIS_THIS' अशा नावांच्या फाईल्स तयार होणे आणि तुम्ही योग्य फोल्डरमध्ये सेव्ह केल्याची खात्री असलेली ती माहिती शोधण्यात अर्धी सकाळ वाया घालवणे, हे खूप सामान्य आहे; कारण ती माहिती रूट डिरेक्टरीमध्ये कुठेतरी हरवलेली असते.

चांगली बातमी ही आहे की गूगलने आपली इकोसिस्टम विकसित केली आहे, त्यामुळे तुम्हाला जास्त विचार करण्याची गरज नाही. आता हे केवळ फाईल्स साठवण्यापुरते मर्यादित राहिलेले नाही, तर एक असे कामाचे वातावरण तयार करण्याबद्दल आहे , जिथे संवाद, अंतिम मुदत आणि दस्तऐवजीकरण हे सर्व सुसंवादाने एकत्र नांदतात. तुम्ही नवीनतम मूळ वैशिष्ट्ये वापरा किंवा शक्तिशाली ॲड-ऑन्स वापरा, ड्राइव्हला तुमचे नियंत्रण केंद्र बनवणे पूर्णपणे शक्य आहे.

संबंधित लेख:

प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर म्हणजे काय?

गुगल ड्राइव्हमधील नवीन प्रोजेक्ट्स वैशिष्ट्य

गुगलने अलीकडेच 'प्रोजेक्ट्स' नावाचे एक क्रांतिकारक वैशिष्ट्य सादर केले आहे. पारंपरिक फोल्डरच्या विपरीत, प्रोजेक्ट हे एक एकीकृत माध्यम आहे, जिथे तुम्ही केवळ फाइल्सच नव्हे, तर एका विशिष्ट उपक्रमाशी संबंधित जीमेल थ्रेड्स आणि गुगल चॅट संभाषणेदेखील एकत्र गटबद्ध करू शकता. यातील सर्वात चांगली गोष्ट म्हणजे, तुम्ही ही संभाषणे त्यांच्या मूळ जागेवरून न हलवता एकमेकांशी जोडू शकता . यामुळे कोणत्याही सहकाऱ्याला दहा वेगवेगळ्या ॲप्लिकेशन्समध्ये शोधाशोध न करता कामाचा संपूर्ण संदर्भ समजणे शक्य होते.

एकाच वेळी अनेक खाती सांभाळणाऱ्या जाहिरात एजन्सी, सल्लागार संस्था किंवा विक्री संघांसाठी हे साधन एक वरदान आहे. अंतहीन सबफोल्डर रचनेवर अवलंबून राहण्याऐवजी, 'प्रोजेक्ट' हा मुख्य प्रवेशद्वार बनतो , ज्यामुळे जेव्हा एखादा नवीन संघ सदस्य सामील होतो आणि त्याला पटकन कामाचा वेग आत्मसात करण्याची गरज असते, तेव्हा येणारे अडथळे दूर होतात.

फाइल संरचना आणि सहयोगी स्टोरेज

जे अजूनही पारंपरिक रचनेवर अवलंबून आहेत, त्यांच्यासाठी 'माय ड्राइव्ह' आणि 'शेअर्ड ड्राइव्ह' यांमधील फरक ओळखणे महत्त्वाचे आहे. 'माय ड्राइव्ह' वैयक्तिक असतो, तर शेअर्ड ड्राइव्ह टीमसाठी आदर्श आहेत, कारण त्यातील फाइल्स एखाद्या व्यक्तीच्या नसून संपूर्ण ग्रुपच्या मालकीच्या असतात . यामुळे, जर कोणी संस्था सोडली, तरी डॉक्युमेंटेशन नाहीसे होण्यापासून वाचते. प्रोजेक्ट फोल्डर तयार करताना, परवानगी नाकारल्यामुळे कार्यप्रवाहात अडथळा येऊ नये यासाठी 'कंट्रिब्युटर' किंवा 'एडिटर' यांसारखे ॲक्सेस लेव्हल्स देणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे .

नियंत्रण ठेवण्यासाठी, मालक, फाईलचा प्रकार किंवा बदलाच्या तारखेनुसार फिल्टर करून ड्राइव्हचे प्रगत शोध वापरण्याची शिफारस केली जाते . जर तुम्हाला मोठ्या प्रमाणात दस्तऐवज हलवायचे असतील, तर लक्षात ठेवा की तुम्ही ते थेट ड्रॅग आणि ड्रॉप करू शकता किंवा "मूव्ह टू" पर्याय वापरू शकता, आणि सुरक्षेतील त्रुटी टाळण्यासाठी उप-फोल्डर्सना योग्य परवानग्या मिळतील याची नेहमी खात्री करा.

वर्कस्पेससह कार्ये आणि वेळापत्रकांचे सिंक्रोनाइझेशन

जरी गुगलकडे असानासारखे 'बंद' प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर नसले तरी, योग्यरित्या कॉन्फिगर केल्यास त्याच्या साधनांचे संयोजन अत्यंत शक्तिशाली ठरते. गुगल टास्क्स हे त्याचे मुख्य इंजिन आहे; ते तुम्हाला प्रकल्प-विशिष्ट याद्या तयार करण्याची आणि मोठ्या कामांना कृती करण्यायोग्य उप-कामांमध्ये विभागण्याची परवानगी देते. हे कार्य करण्यासाठी, अंतिम मुदत देणे अत्यावश्यक आहे , कारण त्या गुगल कॅलेंडरसोबत आपोआप सिंक होतात, ज्यामुळे महत्त्वाचे टप्पे एका दृष्टिक्षेपात दिसतात.

अधिक मजबूत ट्रॅकिंगसाठी, गूगल शीट्स हा एक उत्तम पर्याय आहे. तुम्ही स्टेटस कॉलम्स (सुरू नाही, प्रगतीपथावर, पूर्ण झाले) वापरून एक कस्टम ट्रॅकर डिझाइन करू शकता आणि कंडिशनल फॉरमॅटिंग लागू करू शकता , जेणेकरून प्रगतीनुसार सेल्सचा रंग बदलेल. जर प्रोजेक्ट गुंतागुंतीचा असेल, तर तुम्ही साधे गँट चार्ट्स वापरू शकता किंवा जेव्हा कोणी टास्क अपडेट करेल तेव्हा ईमेल अलर्ट मिळवण्यासाठी नोटिफिकेशन रूल्सचा वापर करू शकता.

बाह्य साधनांच्या साहाय्याने परिसंस्थेची वृद्धी करणे

कधीकधी, मूळ वैशिष्ट्ये अपुरी पडतात, विशेषतः जेव्हा टीमच्या दृश्यमानतेचा प्रश्न येतो. इथेच TasksBoard सारखी साधने उपयोगी पडतात , जी Google Tasks च्या याद्यांना एका दृश्यात्मक कानबान बोर्डमध्ये रूपांतरित करतात. यामुळे तुम्ही स्तंभांमध्ये (columns) टास्क ड्रॅग करू शकता आणि इतर वापरकर्त्यांसोबत रिअल-टाइममध्ये याद्या शेअर करू शकता —जी सुविधा Tasks मध्ये मूळतः उपलब्ध नाही. ज्यांना Google चे वातावरण न सोडता दृश्यात्मक बोर्डची शक्ती हवी आहे, त्यांच्यासाठी हा एक आदर्श उपाय आहे.

दुसरा पर्याय Gmelius आहे , जो व्यवस्थापनाला थेट Gmail मध्ये समाकलित करतो. तो तुमच्या इनबॉक्सला एका मध्यवर्ती केंद्रात रूपांतरित करतो, जिथे तुम्ही एका क्लिकने ईमेलचे टास्क कार्डमध्ये रूपांतर करू शकता. शेअर केलेल्या ईमेल थ्रेड्समध्ये खाजगी नोट्स जोडून , ​​तुमची टीम ग्राहकाला प्रतिसाद देण्यापूर्वी अंतर्गत समन्वय साधू शकते, ज्यामुळे CC आणि BCC ईमेलची गर्दी मोठ्या प्रमाणात कमी होते.

विशेष एकीकरण आणि प्रगत कार्यप्रवाह

डिझाइन किंवा प्रोटोटाइपिंगमध्ये काम करणाऱ्यांसाठी, मोकअप्स (Moqups) सारखी साधने ड्राइव्हसोबत दुहेरी जोडणीची सोय देतात. तुम्ही गुगल ड्राइव्हमधील 'नवीन' (New) मेन्यूमधून थेट डिझाइन प्रोजेक्ट तयार करू शकता किंवा तुमचे वायरफ्रेम्स पीडीएफ (PDF) किंवा पीएनजी (PNG) स्वरूपात थेट तुमच्या फोल्डर्समध्ये निर्यात करू शकता. हे एकीकरण माहितीचा एकच विश्वसनीय स्रोत सुनिश्चित करते आणि टीमला डिझाइनच्या कालबाह्य आवृत्त्यांवर काम करण्यापासून प्रतिबंधित करते.

जर तुमची कार्यप्रवाह अधिक तांत्रिक असेल, तर हे लक्षात ठेवा की गुगल क्लाउड प्रकल्प ते एका वेगळ्या पदानुक्रमात काम करतात, सेवा कंटेनर आणि बिलिंग युनिट म्हणून कार्य करतात. यासाठी विशिष्ट परवानग्यांची आवश्यकता असते जसे की resourcemanager.projects.create आणि संसाधनांचे संपूर्ण विलगीकरण शक्य करतात, जे गूगल वर्कस्पेस एपीआय वापरणाऱ्या ॲप्लिकेशन्सचा विकास करणाऱ्यांसाठी अत्यावश्यक आहे.

या इकोसिस्टममध्ये प्रोजेक्ट मॅनेजमेंटमध्ये प्राविण्य मिळवणे म्हणजे ड्राइव्हची पदानुक्रमित रचना, टास्क आणि कॅलेंडरची लवचिकता, आणि दृश्यमानतेतील उणिवा भरून काढणाऱ्या ॲड-ऑन्सची शक्ती यांचा मेळ कसा घालायचा हे जाणून घेणे होय. डॉक्युमेंटेशन केंद्रीकृत करून, जीमेल आणि चॅटमधील संवाद जोडून, ​​आणि व्हिज्युअल बोर्ड किंवा ऑटोमेटेड स्प्रेडशीटचा वापर करून, कोणताही संघ महागडे बाह्य सॉफ्टवेअर खरेदी न करता एक व्यावसायिक, स्केलेबल आणि अत्यंत कार्यक्षम वर्कफ्लो सिस्टीम तयार करू शकतो.