- Organizatoriskās struktūras ieviešana, kuras pamatā ir koplietotās mapes, komandas diski un jaunā Diska projektu funkcija.
- Darbplūsmas sinhronizācija, integrējot Google uzdevumus, kalendāru un izklājlapas, lai nodrošinātu visaptverošu atskaites punktu un termiņu izsekošanu.
- Izmantojot papildinošus rīkus un vietējos paplašinājumus, Gmail iesūtne tiek pārveidota par operatīvu komandcentru.
Ja pavadāt dienu, pārslēdzoties starp dokumentiem, izklājlapām un e-pastiem, jūs zināt, ka Google diska sakārtošana var ātri kļūt par murgu. Pārāk bieži gadās, ka faili tiek saukti par "final_version_v3_THIS_THIS" un puse rīta tiek tērēta, meklējot to kopsavilkumu, kuru, zvērēdami, saglabājāt pareizajā mapē, bet kas galu galā pazuda kaut kur saknes direktorijā.
Labā ziņa ir tā, ka Google ir attīstījis savu ekosistēmu, tāpēc jums vairs nav jācenšas. Vairs nav runa tikai par failu glabāšanu, bet gan par darba vides izveidi , kurā komunikācija, termiņi un dokumentācija harmoniski pastāv līdzās. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat jaunākās iebūvētās funkcijas vai jaudīgus papildinājumus, Diska pārvēršana par jūsu komandu centru ir pilnīgi iespējama.
Jaunā projektu funkcija pakalpojumā Google disks
Google nesen ieviesa revolucionāru funkciju ar nosaukumu “Projekti”. Atšķirībā no tradicionālās mapes, projekts darbojas kā vienota vieta , kurā var grupēt ne tikai failus, bet arī Gmail pavedienus un Google Chat sarunas, kas saistītas ar konkrētu iniciatīvu. Vislabākais ir tas, ka šīs sarunas var sasaistīt, nepārvietojot tās no sākotnējās atrašanās vietas , ļaujot jebkuram līdzstrādniekam izprast pilnu darba kontekstu, neizmantojot desmit dažādas lietojumprogrammas.
Šis rīks ir īsts glābiņš reklāmas aģentūrām, konsultāciju uzņēmumiem vai pārdošanas komandām, kas vienlaikus pārvalda vairākus kontus. Tā vietā, lai paļautos uz nebeidzamu apakšmapju struktūru, projekts kļūst par galveno ieejas punktu , novēršot berzi, kad pievienojas jauns komandas dalībnieks un viņam ir ātri jāapgūst viss.
Failu strukturēšana un koplietojama glabāšana
Tiem, kas joprojām paļaujas uz tradicionālo struktūru, galvenais ir nošķirt "Manu disku" no "Koplietotajiem diskiem". Lai gan pirmais ir personisks, koplietotie diski ir ideāli piemēroti komandām, jo faili pieder grupai , nevis indivīdam, tādējādi novēršot dokumentācijas pazušanu, ja kāds pamet organizāciju. Veidojot projekta mapi, ir svarīgi piešķirt piekļuves līmeņus, piemēram, "Līdzstrādnieks" vai "Redaktors", lai nodrošinātu, ka darbplūsma netiek apturēta ar liegtām atļaujām.
Lai saglabātu kontroli, ieteicams izmantot Diska paplašināto meklēšanu , filtrēšanu pēc īpašnieka, faila tipa vai modificēšanas datuma. Ja dokumenti ir jāpārvieto vairumā, atcerieties, ka varat tos tieši vilkt un nomest vai izmantot opciju “Pārvietot uz”, vienmēr pārliecinoties, ka apakšmapes manto pareizās atļaujas, lai izvairītos no drošības ievainojamībām.
Uzdevumu un grafiku sinhronizācija ar Workspace
Lai gan Google nepiedāvā “slēgtu” projektu vadības programmatūru, piemēram, Asana, tās rīku kombinācija ir neticami jaudīga, ja tā ir pareizi konfigurēta. Google Tasks ir galvenā dzinēja sastāvdaļa; tā ļauj izveidot projektam specifiskus sarakstus un sadalīt lielus piegādājamos darbus izpildāmos apakšuzdevumos. Lai tas darbotos, ir svarīgi piešķirt izpildes datumus , jo tie automātiski sinhronizējas ar Google kalendāru, padarot atskaites punktus redzamus vienā mirklī.
Lai nodrošinātu stabilāku izsekošanu, priekšroka tiek dota Google Sheets . Varat izveidot pielāgotu izsekotāju ar statusa kolonnām (Nav sākts, Progresē, Pabeigts) un lietot nosacījumformatējumu , lai šūnas mainītu krāsu atkarībā no progresa. Ja projekts ir sarežģīts, varat ieviest vienkāršas Ganta diagrammas vai izmantot paziņojumu noteikumus, lai saņemtu e-pasta brīdinājumu ikreiz, kad kāds atjaunina uzdevumu.
Ekosistēmas uzlabošana ar ārējiem rīkiem
Dažreiz vietējās funkcijas ir nepietiekamas, īpaši, ja runa ir par komandas redzamību. Šeit noder tādi rīki kā TasksBoard , kas pārveido Google Tasks sarakstus vizuālā Kanban tāfelē. Tas ļauj vilkt uzdevumus starp kolonnām un reāllaikā kopīgot sarakstus ar citiem lietotājiem — ko Tasks nedara vietējā līmenī. Tas ir ideāls risinājums tiem, kas vēlas vizuālas tāfeles iespējas, neizejot no Google vides.
Vēl viena alternatīva ir Gmelius , kas integrē pārvaldību tieši pakalpojumā Gmail. Tas pārveido jūsu iesūtni par centrālu centru, kur ar vienu klikšķi varat pārvērst e-pastu uzdevumu kartītē. Pievienojot privātas piezīmes koplietotajām e-pasta pavedieniem, jūsu komanda var koordinēt iekšēji pirms atbildes sniegšanas klientam, ievērojami samazinot CC un BCC e-pastu radīto jucekli.
Specializētas integrācijas un uzlabotas darbplūsmas
Tiem, kas strādā dizaina vai prototipu veidošanas jomā, tādi rīki kā Moqups nodrošina divvirzienu savienojumu ar Drive. Varat izveidot dizaina projektus tieši no izvēlnes “Jauns” pakalpojumā Google Drive vai eksportēt savus maketus kā PDF vai PNG failus tieši uz savām mapēm. Šī integrācija nodrošina vienotu patiesības avotu un neļauj komandai strādāt ar novecojušām dizaina versijām.
Ja jūsu darbplūsma ir tehniskāka, atcerieties, ka Google mākoņprojekti Tie darbojas citā hierarhijā, kalpojot kā pakalpojumu konteineri un norēķinu vienības. Tiem ir nepieciešamas īpašas atļaujas, piemēram, resourcemanager.projects.create un ļauj pilnībā izolēt resursus, kas ir būtiski tiem, kas izstrādā lietojumprogrammas, kuras izmanto Google Workspace API.
Apgūt projektu vadību šajā ekosistēmā nozīmē zināt, kā apvienot Drive hierarhisko organizāciju, Tasks un Calendar elastību un papildinājumu jaudu, kas aizpilda redzamības nepilnības. Centralizējot dokumentāciju, sasaistot saziņu no Gmail un Chat un izmantojot vizuālās tāfeles vai automatizētas izklājlapas, jebkura komanda var izveidot profesionālu, mērogojamu un ļoti efektīvu darbplūsmas sistēmu, neiegādājoties dārgu ārēju programmatūru.