- Organizacinės struktūros, pagrįstos bendrais aplankais, komandos diskais ir nauja „Drive Projects“ funkcija, įdiegimas.
- Darbo eigos sinchronizavimas integruojant „Google Tasks“, kalendorių ir skaičiuokles, kad būtų galima išsamiai stebėti etapus ir terminus.
- Naudojant papildomus įrankius ir vietinius plėtinius, „Gmail“ pašto dėžutė paverčiama operaciniu komandų centru.
Jei dieną leidžiate šokinėdami tarp dokumentų, skaičiuoklių ir el. laiškų, žinote, kad tvarkyti „Google“ diską gali greitai tapti košmaru. Pernelyg dažnai susiduriama su failais, pavadintais „final_version_v3_THIS_THIS“ , ir pusę ryto sugaištama ieškant santraukos, kurią, prisiekėte, išsaugojote tinkamame aplanke, bet kuri galiausiai pasimetė kažkur šakniniame kataloge.
Geros naujienos yra tai, kad „Google“ ištobulino savo ekosistemą, todėl jums nereikės eiti iš proto. Svarbu ne tik saugoti failus, bet ir sukurti darbo aplinką, kurioje harmoningai egzistuoja bendravimas, terminai ir dokumentacija. Nesvarbu, ar naudojate naujausias integruotas funkcijas, ar galingus priedus, „Drive“ paversti savo komandų centru yra visiškai įmanoma.
Nauja „Google“ disko projektų funkcija
„Google“ neseniai pristatė revoliucinę funkciją pavadinimu „Projektai“. Skirtingai nuo tradicinio aplanko, projektas veikia kaip vieninga erdvė , kurioje galite grupuoti ne tik failus, bet ir su konkrečia iniciatyva susijusius „Gmail“ gijas bei „Google Chat“ pokalbius. Geriausia tai, kad galite susieti šiuos pokalbius neperkeldami jų iš pradinės vietos , todėl bet kuris bendradarbis gali suprasti visą darbo kontekstą, nereikėdamas naršyti po dešimt skirtingų programų.
Šis įrankis – tikras išsigelbėjimas reklamos agentūroms, konsultavimo įmonėms ar pardavimų komandoms, vienu metu valdančioms kelias paskyras. Vietoj begalinės poaplankių struktūros, projektas tampa pagrindiniu įėjimo tašku , pašalinančiu trintį, kai prie komandos prisijungia naujas narys ir jam reikia greitai susipažinti.
Failų struktūrizavimas ir bendradarbiavimas saugykloje
Tiems, kurie vis dar naudojasi tradicine struktūra, svarbiausia atskirti „Mano diską“ nuo „Bendrintų diskų“. Nors pirmasis yra asmeninis, bendri diskai idealiai tinka komandoms, nes failai priklauso grupei , o ne asmeniui, todėl dokumentai neišnyksta, jei kas nors palieka organizaciją. Kuriant projekto aplanką, labai svarbu priskirti prieigos lygius, pvz., „Bendraautoris“ arba „Redaktorius“, kad darbo eiga nebūtų sustabdyta nesuteikus leidimų.
Norint išlaikyti kontrolę, rekomenduojama naudoti išplėstinę Disko paiešką , filtravimą pagal savininką, failo tipą arba modifikavimo datą. Jei reikia perkelti dokumentus masiškai, atminkite, kad galite juos tiesiogiai nuvilkti arba naudoti parinktį „Perkelti į“, visada užtikrindami, kad poaplankiai paveldėtų teisingas teises , kad išvengtumėte saugumo spragų.
Užduočių ir tvarkaraščių sinchronizavimas su „Workspace“
Nors „Google“ neturi „uždaros“ projektų valdymo programinės įrangos kaip „Asana“, jos įrankių derinys yra neįtikėtinai galingas, jei tinkamai sukonfigūruotas. „Google Tasks“ yra pagrindinis variklis; jis leidžia kurti projektams būdingus sąrašus ir suskirstyti didelius rezultatus į įgyvendinamas užduotis. Kad tai veiktų, labai svarbu priskirti terminus , nes jie automatiškai sinchronizuojami su „Google“ kalendoriumi, todėl etapai tampa matomi iš pirmo žvilgsnio.
Norint patikimesnio stebėjimo, geriausia naudoti „Google“ skaičiuokles . Galite sukurti pasirinktinį stebėjimo įrankį su būsenos stulpeliais („Nepradėta“, „Vykdoma“, „Užbaigta“) ir taikyti sąlyginį formatavimą , kad langelių spalva keistųsi atsižvelgiant į eigą. Jei projektas sudėtingas, galite įdiegti pagrindines Ganto diagramas arba naudoti pranešimų taisykles, kad gautumėte el. pašto įspėjimą, kai kas nors atnaujina užduotį.
Ekosistemos stiprinimas naudojant išorinius įrankius
Kartais vietinės funkcijos nepakankamai gerai veikia, ypač kalbant apie komandos matomumą. Čia praverčia tokie įrankiai kaip „TasksBoard“ , kurie „Google Tasks“ sąrašus paverčia vaizdine „Kanban“ lenta. Tai leidžia vilkti užduotis tarp stulpelių ir realiuoju laiku bendrinti sąrašus su kitais vartotojais – to „Tasks“ negali padaryti vietinė programa. Tai idealus sprendimas tiems, kurie nori vaizdinės lentos galios neišeidami iš „Google“ aplinkos.
Kita alternatyva – „Gmelius“ , kuri integruoja valdymą tiesiai į „Gmail“. Ji paverčia jūsų pašto dėžutę centriniu centru, kuriame vienu spustelėjimu galite el. laišką paversti užduočių kortele. Pridėdami asmenines pastabas prie bendrinamų el. pašto gijų, jūsų komanda gali koordinuoti veiksmus viduje prieš atsakydama klientui, taip smarkiai sumažindama CC ir BCC el. laiškų kiekį.
Specializuotos integracijos ir išplėstiniai darbo srautai
Tiems, kurie dirba dizaino ar prototipų kūrimo srityje, tokios priemonės kaip „Moqups“ suteikia dvipusį ryšį su „Drive“. Galite kurti dizaino projektus tiesiai iš „Google“ disko meniu „Naujas“ arba eksportuoti savo maketus PDF arba PNG formatu tiesiai į savo aplankus. Ši integracija užtikrina vieną patikimą informacijos šaltinį ir neleidžia komandai dirbti su pasenusiomis dizaino versijomis.
Jei jūsų darbo eiga yra labiau techninė, atminkite, kad „Google“ debesijos projektai Jie veikia kitoje hierarchijoje, tarnaudami kaip paslaugų konteineriai ir atsiskaitymo vienetai. Jiems reikalingi specialūs leidimai, pvz. resourcemanager.projects.create ir leidžia visiškai izoliuoti išteklius, o tai yra labai svarbu tiems, kurie kuria programas, kurios naudoja „Google Workspace“ API.
Įvaldyti projektų valdymą šioje ekosistemoje reiškia žinoti, kaip suderinti hierarchinę „Drive“ organizaciją, „Tasks“ ir „Calendar“ lankstumą bei priedų, kurie užpildo matomumo spragas, galią. Centralizuodama dokumentaciją, susiedama bendravimą iš „Gmail“ ir „Chat“ bei naudodama vaizdines lentas ar automatizuotas skaičiuokles, bet kuri komanda gali sukurti profesionalią, keičiamo dydžio ir labai efektyvią darbo eigos sistemą, nereikės pirkti brangios išorinės programinės įrangos.