미리 알림 이메일 작성 방법

상사는 내일 사무실에 가면 알림 이메일을 작성해야한다고 말했습니다. 그러나 한 번도 보내지 않았으므로 다음에 대해 읽고 싶습니다. 알림 이메일 작성 방법, 준비되지 않은 상태로 출근하지 않고 실수를하지 않도록합니다. 이것이 정말로 지금 당신이 처한 상황이라면, 당신이 적시에 적절한 장소에 왔음을 아십시오.

나에게 몇 분의 여유 시간을 주시면 효과적이고, 잘 작성되었으며, 너무 직접적이지 않거나, 더 나쁘게는 위협적이지 않은 알림 편지를 작성하는 방법에 대한 몇 가지 팁을 알려드릴 수 있습니다. 당신이 한 번도 글을 써본 적이 없더라도, 나는 이메일 알림은 소리만큼 어렵지 않습니다.

시작할 준비가 되셨나요? 네? 완전한! 편안하고 시간을내어 다음 단락을 읽는 데 집중하고 내가 제공 할 조언을 엄격히 따르고 가장 중요한 것은 실천에 옮기는 것입니다. 나에게 남은 것은 당신에게 좋은 독서와 모든 것에 행운을 빕니다!

• 알림 이메일을 작성해야 할 때
• 알림 이메일 제목을 입력하세요.
• 알림 이메일을 입력하세요.
• 메시지 본문 구성
• 알림 이메일에서 작별 인사

알림 이메일을 작성해야 할 때

제출해야 할 몇 가지 상황이 있습니다. 알림 이메일, 특히 고객, 공동 작업자 등과 같은 다른 사람들과 전문적인 관계가있는 경우 따라서 여러 i가있을 수 있습니다. 미리 알림 이메일을 작성해야하는 상황 일반적으로이 모든 것들은 공통 분모로 특징 지어집니다. 지연시키다. 다음은 미리 알림 이메일을 작성하는 것이 적절하고 실제로 필요한 몇 가지 주요 사례입니다.

• 배송 지연 – 공급업체나 온라인 상점에서 제품을 주문했는데 배송이 제때에 이루어지지 않은 경우, 이메일을 보내 상품이 아직 배송되지 않은 이유를 알아보려면 알림 이메일을 보내시고, 필요한 경우 더 이상 상품을 구매할 수 없는 경우 환불을 요청하세요.
• 늦은 지불 -고객이나 고용주가 제때 지불하지 않으면 심각한 문제가 발생할 수 있습니다. 미리 알림 이메일을 보내는 것은 문제의 사람을 초대하여 지불을 약속하거나 최악의 경우 합의 된 요금을 받기까지 기다려야하는 시간을 알려주는 해결책이 될 수 있습니다.
• 늦게까지 일하다 -협력자가 작업 전달에 늦었습니까? 더 많은 팀 구성원이 작업중인 프로젝트 인 경우 회사와 동료에게 문제를 일으키지 않도록 (재치있게) 기한을 맞추도록 격려하는 알림 이메일을 보낼 수 있습니다.
• 긴밀한 참여 -회의, 교육 행사 또는 회의를 조직 한 경우, 참석할 모든 사람에게 이메일로 알림을 보내는 것이 실용적 일 수 있습니다. 이메일을 통해 행사 장소와 시간, 논의 할 요점 등을 기억할 수 있습니다. 유용한 정보.

알림 이메일 제목을 입력하세요.

알림 이메일을 보내도록 요청한 상황을 확인한 후에는 작성을 계속할 수 있습니다. 보내려는 편지의 가장 중요한 부분 중 하나는 제목 게시이것은 이메일의 전체 주제를 요약하고 수신자가 이메일을 보낸 이유를 이해할 수 있도록합니다.

이메일 제목을 작성할 때 질문의 요점으로 직접 이동하여 명시하십시오 (예 : 늦은 배송, 늦은 지불등), 너무 긴 문장은 사용하지 마십시오 (단독적으로 40-50 자 이상 사용하지 마십시오).

이 이메일은 알림 이메일이므로 메시지에 긴박감을 주기 위해 제목이나 그 일부를 모두 대문자로 작성하는 것을 고려해 볼 수 있으며, 적절한 경우 메시지를 기대하고 있음을 명시할 수 있습니다. 대괄호나 대괄호로 대답하세요. 예를 들어, 고객에게 결제가 지연되었음을 알리고 싶다면 다음과 같은 방법으로 제목을 작성하면 됩니다. 지연된 지불 o 프로젝트 XYZ [RISPOSTA NECESSARIA]의 연체료 .

알림 이메일을 입력하세요.

수신자가 메시지를 열 때 가장 먼저 눈에 띄는 것은 이전에 사용했던 시작 인사말입니다. 알림 이메일을 입력하십시오. 그렇습니다. 이런 유형의 편지에서도 수신자에게 인사를 해야 하기 때문입니다. 그가 지연이나 귀하에 대한 기타 위반에 대해 유죄라는 사실이 귀하가 작별 인사를 하지 않는 실수를 하게 해서는 안 됩니다. 그건 반대편에 있어요.

인사말을 포함하지 않는 것은 왜 심각한 실수일까요? 최소한 두 가지 이유가 있습니다. 1) 받는 사람에게 인사하지 않으면 무례하고 무례하게 보일 수 있습니다. 2) 인사를하지 않으면 성 가시고 기다리던 응답을 보내는 것이 더 지연 될 수 있으므로 비생산적 일 수 있습니다.

미리 알림 이메일에 어떤 형태의 인사말을 사용할 수 있습니까? 그것은 모두 당신과 메시지 수신자와의 관계 유형에 달려 있습니다. 비밀 관계, 좋은 여보세요! 어떻게 지내세요? o 친애하는 미세하고 톤을 상당히 부드럽게 할 수 있습니다.

반면에 메시지가 귀하와 함께있는 사람을위한 것이라면 공식적인 교제 – 고객, 운송회사 등 – 상황에 맞는 형용사로 구성된 인사말을 사용하는 것이 더 적절할 것입니다. 친애하는 , 친애하는 o 친애하는 , 수신자에게 가장 적합한 제목이 뒤에 표시됩니다. 씨 o /시.라 Mr. and Mrs.의 약자로 도트 o 박사 Doctor and Doctor 등의 약자로.

어떤 인사말 형식을 사용해야 할지 확실하지 않은 경우 중간 지점을 선택할 수 있습니다. 즉, 덜 격식을 갖춘 이메일과 좀 더 격식을 갖춘 알림 이메일 모두에 사용할 수 있는 인사말 형식입니다. 좋은 아침 , 안녕히 주무세요 , 안녕하세요. 등

보내는 이메일에 가장 적합한 인사말 형식을 선택했으면 쉼표 삽입 인사 직후에 돌아가서 메시지 본문을 작성합니다.

메시지 본문 구성

작성중인 알림 이메일에 사용할 인사말 양식을 선택했으면 메시지 본문 정리, 귀하가 요청을 공식화하므로 수령인에게 요청 된 조치를 수행하도록 촉구합니다. 귀하에게 유리하게 지불하고, 요청했지만 아직받지 않은 상품을 귀하에게 보내고, 작업을 완료하는 등의 작업을 수행합니다.

알림 편지를 쉽게 작성할 수 있도록 메시지 텍스트를 가상으로 세 블록으로 나누는 것이 좋습니다.

• 초기 문구 – 메시지 수신자가 벽에 등을 대고 있다는 느낌을 받지 않도록 친절하고 편안한 문구를 즉시 사용하십시오. 다음과 같은 상황 표현을 사용할 수도 있습니다. 나는 당신이 좋기를 바랍니다 o 당신이 어떤지 알고 기다리고 .
• 메시지의 목적 – 이메일을 보내기로 결정한 이유를 명확하고 직접적으로 설명하십시오. 수신자가 저지른 위반 사항과 알림 보내기로 결정한 이유를 설명하십시오(예: 미배달, 미지급, 예정된 주제에 대한 작업이 배달되지 않음) 등) 이전에 체결한 계약을 상기시켜 줄 수도 있습니다. 예를 들어 고객에게 기본값을 요청하려면 다음과 같은 표현식을 사용할 수 있습니다. 프로젝트 결제 지연에 관해 편지를 드립니다. .
• 행동 유도 – 메시지의 목적을 정의한 후, 인내심을 갖고 기다려 왔던 작업(예: 원하는 대로 결제하기, 요청한 항목 보내기, 작업 완료 등)을 완료하도록 수신자를 초대해야 합니다. 조금 전에 제가 말씀드린 예로 돌아가서 다음과 같은 문구를 사용할 수 있습니다. 따라서 [new data di scadenza]에 의한 결제 진행 . 이것이 적절하다고 생각되면 수신자에게 요청된 조치를 취하지 않을 경우 양 당사자 모두를 위해 가능한 한 평화롭게 문제를 해결하기 위해 법적 조치를 취할 수 있음을 알릴 수 있습니다(아마도 동일한 주소로 두 개 이상의 알림 이메일을 보낸 후). 사람).

기억하세요, 메시지 본문을 작성할 때 항상 기억하세요 정중하고 부드럽고 차분한 톤을 입는다 이메일을 보내는 사람의 행동에 대해 화를 내고 화를 내야 할 그럴듯한 이유가있을 수 있지만 가혹한 언어를 사용하지 않도록하여 자신을 격리하십시오. 당신은 아마 아무것도 얻지 못할 것입니다. 사실, 당신과 협력하려는 의지가 어느 정도 있다면 너무 갑작스럽고 직접적인 메시지를 유발하는 긴장된 분위기에 의해 억눌 릴 수 있습니다. 기억하세요 : 좋은 매너가 우선입니다!

알림 이메일에서 작별 인사

이메일의 중앙 본문을 작성했으면 다음을 선택할 차례입니다. 라이센스 양식 더 알 맞는. 작별 인사를 할 때 메시지의 나머지 부분에 사용된 어조와 일관되도록 노력하세요. 예를 들어 다음과 같은 인사말 형식을 사용한 경우 근계. , 다음 공식으로 이메일을 마무리하는 것이 적절할 것입니다. 안부 o 진심으로 ; 반면에 다음과 같이 덜 격식을 갖춘 시작 인사를 사용한 경우 근계. o 좋은 아침입니다. , 다음과 같은 인사말로 메시지를 마무리하는 것이 적절할 것입니다. 좋은 연속 o 좋은 하루 되세요 .

이 이메일은 알림 이메일이므로 이 기회를 활용하여 수신자가 가능한 한 빨리 응답하도록 독려하세요. 마지막 인사를 하기 전에, 어떤 질문이나 설명이든지 대답해 줄 수 있다는 것을 상대방에게 알리는 문구를 삽입하고 그렇게 한 후 인사로 마무리할 수 있습니다. 귀하의 친절한 답변을 기다리며 안부를 전합니다. .

이메일에 가장 적합한 수신 거부 양식을 선택하면 쉼표 삽입 경례 직후에 돌아가서 간단한 서명 (이름과 성만) 또는 원하는 경우 완전한 서명 (연락처 정보 포함) 메시지를 보냅니다.