- יישום מבנה ארגוני המבוסס על תיקיות משותפות, כונני צוות ותכונת הפרויקטים החדשה של Drive.
- סנכרון זרימת עבודה על ידי שילוב משימות גוגל, יומן וגיליונות אלקטרוניים למעקב מקיף אחר אבני דרך ודדליינים.
- שימוש בכלים משלימים ותוספים מקוריים כדי להפוך את תיבת הדואר הנכנס של ג'ימייל למרכז פיקוד תפעולי.
אם אתם מבלים את היום שלכם בקפיצה בין מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ואימיילים, אתם יודעים ששמירה על סדר ב-Google Drive שלכם יכולה להפוך במהירות לסיוט. זה נפוץ מדי למצוא קבצים בשם "final_version_v3_THIS_THIS" ולבזבז חצי בוקר בחיפוש אחר התדרוך הזה שנשבעתם ששמרתם בתיקייה הנכונה, אבל בסופו של דבר אבד איפשהו בספריית השורש.
החדשות הטובות הן שגוגל פיתחה את המערכת האקולוגית שלה, כך שלא תצטרכו להשתגע. זה כבר לא רק אחסון קבצים, אלא יצירת סביבת עבודה שבה תקשורת, דד-ליינים ותיעוד מתקיימים יחד בהרמוניה. בין אם אתם משתמשים בתכונות המקוריות העדכניות ביותר או בתוספים רבי עוצמה, הפיכת Drive למרכז הפיקוד שלכם היא בהחלט אפשרית.
תכונת הפרויקטים החדשה בגוגל דרייב
גוגל הציגה לאחרונה תכונה פורצת דרך בשם פרויקטים. בניגוד לתיקייה מסורתית, פרויקט משמש כמרחב מאוחד שבו ניתן לקבץ לא רק קבצים, אלא גם שרשורים בג'ימייל ושיחות גוגל צ'אט הקשורות ליוזמה ספציפית. החלק הטוב ביותר הוא שניתן לקשר את השיחות הללו מבלי להזיז אותן מהמיקומן המקורי , מה שמאפשר לכל משתף פעולה להבין את ההקשר המלא של העבודה מבלי לנווט בין עשר אפליקציות שונות.
כלי זה הוא מציל חיים עבור סוכנויות פרסום, חברות ייעוץ או צוותי מכירות המנהלים מספר חשבונות בו זמנית. במקום להסתמך על מבנה תיקיות משנה אינסופי, הפרויקט הופך לנקודת הכניסה העיקרית , ומבטל חיכוכים כאשר חבר צוות חדש מצטרף וצריך להתרגל במהירות.
מבנה קבצים ואחסון שיתופי
עבור אלו שעדיין מסתמכים על המבנה המסורתי, המפתח הוא להבחין בין "הכונן שלי" ל"כוננים משותפים". בעוד שהראשון הוא אישי, כוננים משותפים אידיאליים עבור צוותים מכיוון שהקבצים שייכים לקבוצה , ולא לאדם, מה שמונע מהתיעוד להיעלם אם מישהו עוזב את הארגון. בעת יצירת תיקיית פרויקט, חשוב להקצות רמות גישה כמו "תורם" או "עורך" כדי להבטיח שתהליך העבודה לא ייעצר עקב דחיית הרשאות.
כדי לשמור על שליטה, מומלץ להשתמש בחיפוש המתקדם של Drive , סינון לפי בעלים, סוג קובץ או תאריך שינוי. אם עליך להעביר מסמכים בכמות גדולה, זכור שניתן לגרור ולשחרר אותם ישירות או להשתמש באפשרות "העבר אל", תוך הקפדה תמיד שתיקיות המשנה יורשות את ההרשאות הנכונות כדי להימנע מפגיעויות אבטחה.
סנכרון משימות ולוחות זמנים עם Workspace
למרות שלגוגל אין תוכנת ניהול פרויקטים "סגורה" כמו אסאנה, השילוב של הכלים שלה הוא עוצמתי להפליא אם מוגדר נכון. Google Tasks הוא מנוע הליבה; הוא מאפשר לך ליצור רשימות ספציפיות לפרויקט ולפרק תוצרים גדולים לתת-משימות ניתנות לפעולה. כדי שזה יעבוד, חיוני להקצות תאריכי יעד , מכיוון שאלה מסתנכרנים אוטומטית עם יומן גוגל, מה שהופך את אבני הדרך לנראות במבט חטוף.
למעקב יעיל יותר, Google Sheets היא האפשרות המועדפת. ניתן לעצב מעקב מותאם אישית עם עמודות סטטוס (לא התחיל, בתהליך, הושלם) ולהחיל עיצוב מותנה כך שהתאים ישנו צבע בהתאם להתקדמות. אם הפרויקט מורכב, ניתן ליישם תרשימי גאנט בסיסיים או להשתמש בכללי התראות כדי לקבל התראה בדוא"ל בכל פעם שמישהו מעדכן משימה.
שיפור המערכת האקולוגית בעזרת כלים חיצוניים
לפעמים, תכונות מקוריות לוקות בחסר, במיוחד בכל הנוגע לנראות של הצוות. כאן נכנסים לתמונה כלים כמו TasksBoard , שהופכים את רשימות Google Tasks ללוח קנבן ויזואלי. זה מאפשר לך לגרור משימות בין עמודות ולשתף רשימות בזמן אמת עם משתמשים אחרים - משהו ש-Tasks לא עושה באופן טבעי. זהו הפתרון האידיאלי עבור אלו שרוצים את העוצמה של לוח ויזואלי מבלי לצאת מסביבת Google.
אלטרנטיבה נוספת היא Gmelius , המשלבת ניהול ישירות עם Gmail. היא הופכת את תיבת הדואר הנכנס שלך למרכז שבו תוכל להפוך אימייל לכרטיס משימות בלחיצה אחת. על ידי הוספת הערות פרטיות לשרשורי אימייל משותפים, הצוות שלך יכול לתאם באופן פנימי לפני שהוא מגיב ללקוח, ובכך להפחית באופן דרסטי את עומס האימיילים של CC ו-BCC.
אינטגרציות מיוחדות וזרימות עבודה מתקדמות
עבור אלו שעובדים בעיצוב או בבניית אבות טיפוס, כלים כמו Moqups מאפשרים חיבור דו-כיווני עם Drive. ניתן ליצור פרויקטים של עיצוב ישירות מתפריט "חדש" ב-Google Drive או לייצא את ה-wireframes שלכם כקבצי PDF או PNG ישירות לתיקיות שלכם. שילוב זה מבטיח מקור אמת יחיד ומונעת מהצוות לעבוד על גרסאות מיושנות של עיצוב.
אם תהליך העבודה שלכם טכני יותר, זכרו ש- פרויקטים של גוגל קלאוד הם פועלים בהיררכיה שונה, ומשמשים כמכולות שירות ויחידות חיוב. אלה דורשות הרשאות ספציפיות כגון resourcemanager.projects.create ולאפשר בידוד מוחלט של משאבים, דבר חיוני עבור אלו המפתחים אפליקציות הצורכות ממשקי API של Google Workspace.
שליטה בניהול פרויקטים במערכת אקולוגית זו פירושה לדעת כיצד לשלב את הארגון ההיררכי של Drive, את הגמישות של משימות ויומן, ואת העוצמה של תוספים שממלאים פערים בנראות. על ידי ריכוז תיעוד, קישור תקשורת מ-Gmail וצ'אט, ושימוש בלוחות ויזואליים או גיליונות אלקטרוניים אוטומטיים, כל צוות יכול להקים מערכת זרימת עבודה מקצועית, ניתנת להרחבה ויעילה ביותר מבלי להזדקק לרכישת תוכנה חיצונית יקרה.