- શેર કરેલા ફોલ્ડર્સ, ટીમ ડ્રાઇવ્સ અને નવી ડ્રાઇવ પ્રોજેક્ટ્સ સુવિધા પર આધારિત સંગઠનાત્મક માળખાનો અમલ.
- સીમાચિહ્નો અને સમયમર્યાદાના વ્યાપક ટ્રેકિંગ માટે ગૂગલ ટાસ્ક, કેલેન્ડર અને શીટ્સને એકીકૃત કરીને વર્કફ્લો સિંક્રનાઇઝેશન.
- જીમેલ ઇનબોક્સને ઓપરેશનલ કમાન્ડ સેન્ટરમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે પૂરક સાધનો અને મૂળ એક્સટેન્શનનો ઉપયોગ.
જો તમે તમારો દિવસ દસ્તાવેજો, સ્પ્રેડશીટ્સ અને ઇમેઇલ્સ વચ્ચે ભટકવામાં વિતાવો છો, તો તમે જાણો છો કે તમારા Google ડ્રાઇવને વ્યવસ્થિત રાખવું ઝડપથી એક દુઃસ્વપ્ન બની શકે છે. "final_version_v3_THIS_THIS" નામની ફાઇલો સાથે અંતમાં આવવું અને અડધી સવાર તે બ્રીફિંગ શોધવામાં બગાડવી જે તમે યોગ્ય ફોલ્ડરમાં સેવ કરી હતી, પરંતુ તે રૂટ ડિરેક્ટરીમાં ક્યાંક ખોવાઈ ગઈ તે ખૂબ સામાન્ય છે.
સારા સમાચાર એ છે કે ગૂગલે તેની ઇકોસિસ્ટમ વિકસાવી છે જેથી તમારે ગાંડા થવાની જરૂર નથી. તે હવે ફક્ત ફાઇલો સ્ટોર કરવા વિશે નથી, પરંતુ એક કાર્યકારી વાતાવરણ બનાવવા વિશે છે જ્યાં સંદેશાવ્યવહાર, સમયમર્યાદા અને દસ્તાવેજીકરણ સુમેળમાં સહઅસ્તિત્વ ધરાવે છે. તમે નવીનતમ મૂળ સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરો છો કે શક્તિશાળી એડ-ઓનનો ઉપયોગ કરો છો, ડ્રાઇવને તમારા કમાન્ડ સેન્ટરમાં ફેરવવું સંપૂર્ણપણે શક્ય છે.
ગૂગલ ડ્રાઇવમાં નવી પ્રોજેક્ટ્સ સુવિધા
ગૂગલે તાજેતરમાં પ્રોજેક્ટ્સ નામની એક ગેમ-ચેન્જિંગ સુવિધા રજૂ કરી છે. પરંપરાગત ફોલ્ડરથી વિપરીત, પ્રોજેક્ટ એક એકીકૃત જગ્યા તરીકે કાર્ય કરે છે જ્યાં તમે ફક્ત ફાઇલો જ નહીં, પરંતુ ચોક્કસ પહેલ સાથે સંબંધિત Gmail થ્રેડ્સ અને Google Chat વાર્તાલાપને પણ જૂથબદ્ધ કરી શકો છો. સૌથી સારી વાત એ છે કે તમે આ વાર્તાલાપને તેમના મૂળ સ્થાનથી ખસેડ્યા વિના લિંક કરી શકો છો , જેનાથી કોઈપણ સહયોગી દસ અલગ અલગ એપ્લિકેશનોમાંથી નેવિગેટ કર્યા વિના કાર્યના સંપૂર્ણ સંદર્ભને સમજી શકે છે.
આ સાધન જાહેરાત એજન્સીઓ, કન્સલ્ટન્સી અથવા વેચાણ ટીમો માટે જીવન બચાવનાર છે જે એકસાથે બહુવિધ ખાતાઓનું સંચાલન કરે છે. અનંત સબફોલ્ડર માળખા પર આધાર રાખવાને બદલે, પ્રોજેક્ટ મુખ્ય પ્રવેશ બિંદુ બની જાય છે , જ્યારે કોઈ નવો ટીમ સભ્ય જોડાય છે અને તેને ઝડપથી ગતિ મેળવવાની જરૂર હોય છે ત્યારે ઘર્ષણ દૂર કરે છે.
ફાઇલ સ્ટ્રક્ચરિંગ અને સહયોગી સંગ્રહ
જેઓ હજુ પણ પરંપરાગત માળખા પર આધાર રાખે છે, તેમના માટે "માય ડ્રાઇવ" અને "શેર્ડ ડ્રાઇવ્સ" વચ્ચે તફાવત કરવો એ ચાવી છે. જ્યારે પહેલું વ્યક્તિગત છે, ત્યારે શેર્ડ ડ્રાઇવ્સ ટીમો માટે આદર્શ છે કારણ કે ફાઇલો જૂથની છે , વ્યક્તિની નહીં, જો કોઈ સંસ્થા છોડી દે તો દસ્તાવેજો અદૃશ્ય થતા અટકાવે છે. પ્રોજેક્ટ ફોલ્ડર બનાવતી વખતે, "કોન્ટ્રીબ્યુટર" અથવા "એડિટર" જેવા ઍક્સેસ સ્તરો સોંપવા ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે જેથી ખાતરી કરી શકાય કે વર્કફ્લો નકારાયેલી પરવાનગીઓ દ્વારા અટકી ન જાય.
નિયંત્રણ જાળવવા માટે, ડ્રાઇવની અદ્યતન શોધનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે , માલિક, ફાઇલ પ્રકાર અથવા ફેરફાર તારીખ દ્વારા ફિલ્ટરિંગ. જો તમારે દસ્તાવેજોને બલ્કમાં ખસેડવાની જરૂર હોય, તો યાદ રાખો કે તમે તેમને સીધા ખેંચી અને છોડી શકો છો અથવા "આમાં ખસેડો" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરી શકો છો, હંમેશા ખાતરી કરો કે સબફોલ્ડર્સ સુરક્ષા નબળાઈઓને ટાળવા માટે યોગ્ય પરવાનગીઓ મેળવે છે .
વર્કસ્પેસ સાથે કાર્યો અને સમયપત્રકનું સુમેળ
જોકે Google પાસે Asana જેવું "બંધ" પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર નથી, જો યોગ્ય રીતે ગોઠવેલું હોય તો તેના ટૂલ્સનું સંયોજન અતિ શક્તિશાળી છે. Google Tasks એ મુખ્ય એન્જિન છે; તે તમને પ્રોજેક્ટ-વિશિષ્ટ યાદીઓ બનાવવા અને મોટા ડિલિવરેબલ્સને કાર્યક્ષમ સબટાસ્કમાં વિભાજીત કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ કાર્ય કરવા માટે, નિયત તારીખો સોંપવી મહત્વપૂર્ણ છે , કારણ કે આ આપમેળે Google Calendar સાથે સમન્વયિત થાય છે, જેનાથી માઇલસ્ટોન્સ એક નજરમાં દૃશ્યમાન થાય છે.
વધુ મજબૂત ટ્રેકિંગ માટે, Google શીટ્સ એ પસંદગીનો વિકલ્પ છે. તમે સ્ટેટસ કૉલમ (શરૂ નથી, પ્રગતિમાં છે, પૂર્ણ થયું છે) સાથે કસ્ટમ ટ્રેકર ડિઝાઇન કરી શકો છો અને શરતી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરી શકો છો જેથી કોષો પ્રગતિના આધારે રંગ બદલી શકે. જો પ્રોજેક્ટ જટિલ હોય, તો તમે મૂળભૂત ગેન્ટ ચાર્ટ લાગુ કરી શકો છો અથવા જ્યારે પણ કોઈ કાર્ય અપડેટ કરે ત્યારે ઇમેઇલ ચેતવણી પ્રાપ્ત કરવા માટે સૂચના નિયમોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
બાહ્ય સાધનો વડે ઇકોસિસ્ટમને વધારવી
કેટલીકવાર, મૂળ સુવિધાઓ ઓછી પડે છે, ખાસ કરીને જ્યારે ટીમ દૃશ્યતાની વાત આવે છે. આ તે છે જ્યાં TasksBoard જેવા સાધનો આવે છે , જે Google Tasks સૂચિઓને વિઝ્યુઅલ કાનબન બોર્ડમાં રૂપાંતરિત કરે છે. આ તમને કૉલમ વચ્ચે કાર્યો ખેંચવાની અને અન્ય વપરાશકર્તાઓ સાથે રીઅલ ટાઇમમાં સૂચિઓ શેર કરવાની મંજૂરી આપે છે - જે Tasks મૂળ રીતે કરતું નથી. તે એવા લોકો માટે આદર્શ ઉકેલ છે જેઓ Google વાતાવરણ છોડ્યા વિના વિઝ્યુઅલ બોર્ડની શક્તિ ઇચ્છે છે.
બીજો વિકલ્પ Gmelius છે , જે મેનેજમેન્ટને સીધા Gmail માં એકીકૃત કરે છે. તે તમારા ઇનબોક્સને એક કેન્દ્રીય હબમાં પરિવર્તિત કરે છે જ્યાં તમે એક જ ક્લિકથી ઇમેઇલને ટાસ્ક કાર્ડમાં ફેરવી શકો છો. શેર કરેલા ઇમેઇલ થ્રેડોમાં ખાનગી નોંધો ઉમેરીને , તમારી ટીમ ગ્રાહકને જવાબ આપતા પહેલા આંતરિક રીતે સંકલન કરી શકે છે, જે CC અને BCC ઇમેઇલ્સની ગડબડને નાટકીય રીતે ઘટાડે છે.
વિશિષ્ટ સંકલન અને અદ્યતન વર્કફ્લો
ડિઝાઇન અથવા પ્રોટોટાઇપિંગમાં કામ કરતા લોકો માટે, Moqups જેવા ટૂલ્સ ડ્રાઇવ સાથે દ્વિ-માર્ગી જોડાણની મંજૂરી આપે છે. તમે Google ડ્રાઇવમાં "નવું" મેનૂમાંથી સીધા ડિઝાઇન પ્રોજેક્ટ્સ બનાવી શકો છો અથવા તમારા વાયરફ્રેમ્સને PDF અથવા PNG તરીકે સીધા તમારા ફોલ્ડર્સમાં નિકાસ કરી શકો છો. આ એકીકરણ સત્યનો એક જ સ્ત્રોત સુનિશ્ચિત કરે છે અને ટીમને ડિઝાઇનના જૂના સંસ્કરણો પર કામ કરવાથી અટકાવે છે.
જો તમારું કાર્યપ્રવાહ વધુ ટેકનિકલ હોય, તો યાદ રાખો કે ગૂગલ ક્લાઉડ પ્રોજેક્ટ્સ તેઓ એક અલગ વંશવેલોમાં કાર્ય કરે છે, સર્વિસ કન્ટેનર અને બિલિંગ યુનિટ તરીકે સેવા આપે છે. આ માટે ચોક્કસ પરવાનગીઓની જરૂર પડે છે જેમ કે resourcemanager.projects.create અને સંસાધનોને સંપૂર્ણ રીતે અલગ કરવાની મંજૂરી આપે છે, જે Google Workspace API નો ઉપયોગ કરતી એપ્લિકેશનો વિકસાવે છે તેમના માટે આવશ્યક છે.
આ ઇકોસિસ્ટમમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં નિપુણતા મેળવવાનો અર્થ એ છે કે ડ્રાઇવના વંશવેલો સંગઠન, કાર્યો અને કેલેન્ડરની ચપળતા અને દૃશ્યતા અંતરને ભરવા માટેના એડ-ઓનની શક્તિને કેવી રીતે જોડવી તે જાણવું. દસ્તાવેજીકરણને કેન્દ્રિય બનાવીને, Gmail અને Chat માંથી સંચારને લિંક કરીને અને વિઝ્યુઅલ બોર્ડ અથવા સ્વચાલિત સ્પ્રેડશીટ્સનો ઉપયોગ કરીને, કોઈપણ ટીમ મોંઘા બાહ્ય સોફ્ટવેર ખરીદ્યા વિના વ્યાવસાયિક, સ્કેલેબલ અને અત્યંત કાર્યક્ષમ વર્કફ્લો સિસ્ટમ બનાવી શકે છે.