- Jagatud kaustadel, meeskonnaketastel ja uuel Drive'i projektide funktsioonil põhineva organisatsioonilise struktuuri rakendamine.
- Töövoogude sünkroniseerimine Google Tasksi, kalendri ja arvutustabelite integreerimise abil, et tagada verstapostide ja tähtaegade põhjalik jälgimine.
- Täiendavate tööriistade ja natiivsete laienduste kasutamine Gmaili postkasti muutmiseks operatiivseks juhtimiskeskuseks.
Kui veedad oma päeva dokumentide, arvutustabelite ja meilide vahel hüpates, siis tead, et Google Drive'i korrashoidmine võib kiiresti õudusunenäoks muutuda. Liigagi tavaline on, et failid kannavad nime "lõplik_versioon_v3_SEE_SEE" ja raiskad pool hommikut selle lühiülevaate otsimisele, mille sa vandusid, et salvestasid õigesse kausta, aga mis lõpuks kadus kuhugi juurkataloogi.
Hea uudis on see, et Google on oma ökosüsteemi edasi arendanud, nii et te ei pea hulluks minema. Asi pole enam ainult failide salvestamises, vaid töökeskkonna loomises, kus suhtlus, tähtajad ja dokumentatsioon eksisteerivad harmooniliselt koos. Olenemata sellest, kas kasutate uusimaid natiivfunktsioone või võimsaid lisandmooduleid, on Drive'i muutmine oma juhtimiskeskuseks täiesti võimalik.
Google Drive'i uus projektide funktsioon
Google tutvustas hiljuti murrangulist funktsiooni nimega Projektid. Erinevalt traditsioonilisest kaustast toimib projekt ühtse ruumina , kuhu saab grupeerida lisaks failidele ka Gmaili teemasid ja Google Chati vestlusi, mis on seotud konkreetse algatusega. Parim osa on see, et saate neid vestlusi linkida ilma neid algsest asukohast teisaldamata , võimaldades igal kaastöötajal mõista töö täielikku konteksti ilma kümne erineva rakenduse vahel navigeerimata.
See tööriist on tõeline päästerõngas reklaamiagentuuridele, konsultatsioonifirmadele või müügimeeskondadele, kes haldavad samaaegselt mitut kontot. Lõputu alamkaustade struktuuri asemel saab projektist peamine sisenemispunkt , mis välistab hõõrdumise, kui meeskonnaga liitub uus liige, kes peab kiiresti kurssi viima.
Failide struktureerimine ja ühine salvestamine
Neile, kes ikka veel toetuvad traditsioonilisele struktuurile, on oluline eristada „Minu ketast” ja „Jagatud ketast”. Esimene on isiklik, kuid jagatud kettad sobivad ideaalselt meeskondadele, kuna failid kuuluvad grupile , mitte üksikisikule, mis hoiab ära dokumentide kadumise, kui keegi organisatsioonist lahkub. Projektikausta loomisel on oluline määrata juurdepääsutasemed, näiteks „Kaastööline” või „Toimetaja”, et töövoogu ei peataks keelatud õiguste tõttu.
Kontrolli säilitamiseks on soovitatav kasutada Drive'i täpsemat otsingut , filtreerides omaniku, failitüübi või muutmiskuupäeva järgi. Kui teil on vaja dokumente hulgi teisaldada, pidage meeles, et saate neid otse lohistada või kasutada valikut „Teisalda asukohta”, veendudes alati, et alamkaustad pärivad õiged õigused, et vältida turvaauke.
Ülesannete ja ajakavade sünkroonimine Workspace'iga
Kuigi Google'il pole Asana sarnast „suletud” projektijuhtimistarkvara, on selle tööriistade kombinatsioon õigesti konfigureerituna uskumatult võimas. Google Tasks on põhimootor; see võimaldab teil luua projektispetsiifilisi loendeid ja jagada suured tulemused teostatavateks alamülesanneteks. Selle toimimiseks on oluline määrata tähtajad , kuna need sünkroonitakse automaatselt Google'i kalendriga, muutes verstapostid lühidalt nähtavaks.
Täpsema jälgimise jaoks on eelistatud valik Google Sheets . Saate luua kohandatud jälgija olekuveergudega (Pole alustatud, Pooleli, Lõpetatud) ja rakendada tingimusvormingut, nii et lahtrid muudavad edenemise põhjal värvi. Kui projekt on keerukas, saate rakendada lihtsaid Gantti diagramme või kasutada teavitusreegleid, et saada meilisõnumi teavitus iga kord, kui keegi ülesannet värskendab.
Ökosüsteemi täiustamine väliste tööriistadega
Mõnikord jäävad natiivsed funktsioonid puudu, eriti meeskonna nähtavuse osas. Siin tulevadki mängu sellised tööriistad nagu TasksBoard , mis muudab Google Tasks'i loendid visuaalseks Kanbani tahvliks. See võimaldab teil ülesandeid veergude vahel lohistada ja loendeid reaalajas teiste kasutajatega jagada – midagi, mida Tasks natiivselt ei tee. See on ideaalne lahendus neile, kes soovivad visuaalse tahvli võimsust Google'i keskkonnast lahkumata.
Teine alternatiiv on Gmelius , mis integreerib halduse otse Gmaili. See muudab teie postkasti keskseks keskuseks, kus saate ühe klõpsuga e-kirja ülesandekaardiks muuta. Jagatud e-posti teemadele privaatsete märkmete lisamisega saab teie meeskond enne kliendile vastamist sisemiselt koordineerida, vähendades oluliselt koopia- ja salakoopiaga e-kirjade segadust.
Spetsialiseeritud integratsioonid ja täiustatud töövood
Disaini või prototüüpimisega tegelevatele inimestele pakuvad sellised tööriistad nagu Moqups kahesuunalist ühendust Drive'iga. Saate luua disainiprojekte otse Google Drive'i menüüst "Uus" või eksportida oma raamiraamid PDF- või PNG-failidena otse oma kaustadesse. See integratsioon tagab ühtse tõese allika ja hoiab ära meeskonna töötamise disaini vananenud versioonide kallal.
Kui teie töövoog on tehnilisem, pidage meeles, et Google'i pilveprojektid Need toimivad erinevas hierarhias, toimides teenusekonteinerite ja arveldusüksustena. Nende jaoks on vaja spetsiifilisi õigusi, näiteks resourcemanager.projects.create ja võimaldavad ressursside täielikku isoleerimist, mis on oluline neile, kes arendavad rakendusi, mis kasutavad Google Workspace'i API-sid.
Projektijuhtimise valdamine selles ökosüsteemis tähendab oskust ühendada Drive'i hierarhiline korraldus, Tasks'i ja Calendar'i paindlikkus ning nähtavuslünki täitvate lisandmoodulite võimsus. Dokumentatsiooni tsentraliseerimise, Gmaili ja Chati suhtluse linkimise ning visuaalsete tahvlite või automatiseeritud arvutustabelite kasutamise abil saab iga meeskond luua professionaalse, skaleeritava ja ülitõhusa töövoo süsteemi ilma kalli välise tarkvara ostmiseta.