En la actualidad, el mundo está cada vez más conectado, tanto para la educación como para reuniones de trabajo y similares. Una de las mejores herramientas para este propósito es Zoom, una plataforma de videoconferencia que se utiliza para manejar reuniones a larga distancia de forma sencilla y conveniente. En esta guía te mostraremos cómo crear una sesión en Zoom de manera fácil y rápida.
1. ¿Cómo Configurar una Sesión de Zoom?
Configurar una sesión de Zoom es una tarea sencilla si sigues los pasos adecuados. En primer lugar, tienes que acceder a la página web de la aplicación y crear una cuenta gratuita. Después, una vez hayas iniciado sesión, tendrás que buscar el ícono de la cámara en la plataforma. Una vez lo hayas encontrado, ve a Configuración de Video para identificar la cámara y elmicrófono que prefieres usar también. Tras seleccionar los dispositivos, la pantalla se compartirá con otras personas en la sesión de Zoom.
Sin embargo, antes de comenzar una llamada con un grupo, tendrás que configurar algunas cosas, como el tamaño, formato y tono. La pantalla se mostrará a los demás usuarios de la llamada. Estas opciones están disponibles en la pestaña de configuración de la reunión de Zoom. Puedes ajustar el tamaño de ventana, el zoom, el brillo y la configuración de audio. Además, también verás una pestaña para compartir pantalla y otros usos.
Una vez hayas completado la configuración de la sesión de Zoom, solo tienes que enviar un enlace a los invitados para que se unan a la reunión. Si hay alguna pregunta u observación durante una sesión de Zoom, también hay herramientas disponibles para ayudarte a solucionar cualquier inconveniente. Todos los usuarios de Zoom tienen la opción de aportar sugerencias y soluciones para resolver los problemas a los que puedan enfrentarse a lo largo de la llamada.
2. Los Beneficios de Utilizar Zoom
Zoom es una de las herramientas de videoconferencia más populares en la actualidad. Esta plataforma ofrece diversas ventajas sobre otras aplicaciones, que la hacen apta para diversas empresas y usuarios. Entre los principales beneficios de utilizar Zoom, se encuentran:
- Aplicación segura: Zoom cuenta con la opción de establecer contraseñas, cambiar el nivel de seguridad de las llamadas y la posibilidad de bloquear usuarios. Esto garantiza un entorno virtual seguro para todos los participantes.
- Bajo costo: Con la versión gratuita, es posible llevar a cabo videollamadas con hasta 100 personas, permitiendo reuniones a gran escala sin tener que modificar los presupuestos.
Además, Zoom dispone de una app para teléfonos celulares, para que los usuarios puedan realizar reunirón remotas desde cualquier lugar. Esta herramienta facilita la colaboración externa entre diferentes usuarios al mismo tiempo, disminuyendo la diferencia entre trabajadores que se encuentran lejos entre sí. Y para quienes quieran utilizar la herramienta para fines personales, también existe la posibilidad de enviar invitaciones a grupos, reunirse con amigos sin necesidad de instalar la app.
3. Cómo Compartir un Enlace de Reunión
Paso 1: Abre la aplicación de Zoom
Para compartir un enlace de reunión, primero debes abrir la aplicación de Zoom desde tu dispositivo, ya sea un teléfono inteligente, una computadora laptop o una tabla. Una vez que hayas iniciado sesión, verás una cámara de video en la esquina superior izquierda de la pantalla. El botón correspondiente a la lista de reuniones se encuentra cerca de la cámara de video, con un ícono de una lista con cuatro elementos dentro.
Paso 2: Haz clic en Compartir Enlace
Una vez ubicado el botón de Compartir Enlace, haz clic en él. Esto abrirá una ventana con opciones para compartir el enlace de tu reunión con otras personas, como:
- Compartir el enlace de tu reunión en un mensaje de texto.
- Compartir el enlace directamente a través de una red social.
- Copiar el enlace y compartirlo con otras personas.
- Compartir el enlace de la reunión por correo electrónico.
Paso 3: Comparte el enlace
Ahora sólo necesitas elegir el método con el cual prefieras compartir el enlace de tu reunión. Una vez que hayas hecho tu selección, sólo tienes que tomar acción. Si elegiste compartir el enlace a través de un mensaje de texto endérselo a los destinatarios. Si escogiste compartir el enlace a través de una red social, haz clic en el botón de Compartir y asíngale la privacidad de la publicación. Si eliges compartir el enlace por medio del correo electrónico, simplemente escribe el correo de destinatario y haz clic en el botón de Enviar.
4. ¿Qué necesitas para Crear una Sesión de Zoom?
Crea una Cuenta de Zoom
Para iniciar una sesión de Zoom necesitas tener una cuenta de Zoom. Si aún no tienes una, puedes crearla en la página web oficial de Zoom. Desde allí, sólo tienes que crear y verificar la cuenta e iniciar sesión para comenzar. También puedes descargar la aplicación móvil de Zoom. Si no tienes la aplicación, puedes iniciar sesión a través de la plataforma web.
Accede a Tu Cuenta de Zoom
Antes de comenzar una sesión de Zoom, tienes que ingresar en tu cuenta de Zoom. Esto no sólo te permite iniciar la sesión, sino que también te da la oportunidad de configurar la sesión fácilmente. Algunos de los elementos que puedes configurar son la hora en que se inicializará la sesión y los panelistas (si es necesario). Puedes elegir si quieres la sesión privada o pública, y que herramientas quieres habilitar, como el chat de grupo, compartir archivos y usar la pantalla de compartición.
Invita a Los Participantes
Por último, para crear una sesión de Zoom, tienes que invitar a los panelistas y a los invitados. Para lograrlo, puedes usar varios medios, como el chat de grupo. Puedes incluso enviarles un enlace de la sesión que tus invitados pueden acceder usando una contraseña. Esto te permite administrar cuáles usuarios tendrán acceso a la sesión. Una vez que han accedido, el organizador puede habilitar y deshabilitar herramientas durante la sesión según sea necesario.
5. Cómo Personalizar una Sesión de Zoom
Configuraciones Personalizadas, la primera y más importante característica de Zoom, te permite hacer muchas personalizaciones con la sesión. Para empezar, cambia los ajustes de la sesión para modificar el comportamiento de la videoconferencia antes y durante la reunión:
- Activa la opción para mantener la reunión en privado para evitar la entrada de desconocidos.
- Determina si la reunión será una reunión programada con contraseña o una reunión no programada sin contraseña
- Activa un tiempo límite para limitar el tiempo de la reunión, lo cual puede ser útil en reuniones muy concurridas.
Herramientas de Video Conferencia, aquí puedes habilitar los controles de la sala de conferencias para que los administradores del chat impongan silencio, deshablen oremotamente a cualquiera de los usuarios. Puedes también habilitar la opción de opciones avanzadas para otorgar el control sobre niños pequeños o usuarios no expertos. Por último, quita la limitación de encendido de los micrófonos para abrir la discusión entre los usuarios.
Fondo de Pantalla Personalizado, otra característica interesante de Zoom es la posibilidad de personalizar el fondo de pantalla de tu sesión. Esta característica te permite elegir una imagen de fondo especial o elegir usar el fondo de escritorio de tu computadora. Así evitas tener fondos aburridos o sin sentido para tus videollamadas en Zoom.
6. Cómo Progresar una Sesión de Zoom
A medida que cada vez más personas eligen Zoom para sus reuniones, hay una serie de recursos disponibles para ayudarles a maximizar el potencial de la plataforma. El paquete ofrecido por Zoom incluye una plataforma única, divertida e inteligente que luego puede extenderse para atender reuniones más amplias, con la posibilidad de contar con la presencia de múltiples interlocutores.
Usar correctamente el intercambio de video es crucial para lograr una sesión exitosa. El hecho de que los participantes pueden ver a los demás a través de la plataforma Zoom puede llevar a una conversación más rica, permitiendo a los participantes tomar decisiones basadas en los movimientos faciales de sus compañeros conversadores. Además, una vez configurado el servicio, debe proporcionarse a cada uno de los participantes con una estructura de uso óptima para todos los usuarios. Además de permitir intercambios de video con imágenes de alta definición, Zoom ofrece una variedad de presentaciones para mejorar la calidad de la sesión, como pantallas compartidas, diseño de video, fondos virtuales y múltiples herramientas de colaboración.
Los usuarios pueden crear una sesión única para que todos los participantes se sientan cómodos. Esto se puede conseguir configurando la sala de reuniones para que el participantes hablen a micrófonos, creando una sensación de reunión en persona. Si hay reuniones más amplias, Zoom ofrece la capacidad para agregar hasta 100 personas y explorar varias opciones para respaldar toda la actividad dentro de la sala. Usar el chat de Zoom es una forma fantástica de mantener un documento y una pista de la discusión y contribuir a la sensación de que el intercambio es productivo e interesante.
7. ¿Cómo Mejorar una Sesión de Zoom?
Las sesiones de Zoom se han convertido en una parte clave de nuestras vidas diarias. Principalmente como un medio de comunicarnos con amigos, familiares y colegas de trabajo. No obstante, con la cantidad de reuniones a las que asistimos, es necesario asegurar un funcionamiento óptimo, para que el contenido sea inteligible y la presentación valga la pena. Aquí, te compartimos siete consejos sobre cómo mejorar una sesión de Zoom.
- Verifica los arreglos de audio y vídeo antes de la sesión. Esto asegurará que tu micrófono, tus parlantes y tu cámara funcionen correctamente.
- Mantén una apariencia profesional. Usa atuendos familiares y elaborados, así como un fondo de pantalla adecuado.
- Escribe los anuncios al principio de la sesión. Esto garantizará que la gente tendrá en cuenta los temas clave de la sesión.
- Asegúrate de que la conexión sea buena. Si la conexión no es buena, cambia a uno de los modos de calidad baja.
Durante el desarrollo de la sesión, es importante que promuevas el diálogo con preguntas, reflecciones y provocaciones pertinentes. Asimismo, es conveniente que dediques tiempo para revisar los anuncios en caso de que alguien los haya saltado. Con el fin de motivar a los participantes a mantenerse al día, es conveniente que les informes si las siguientes actividades tendrían consecuencias.
Además, asegúrate de que la sesión sea lo más interactiva posible, para lo cual puedes usar técnicas de inmersión. Estas incluyen la asignación de roles, la síntesis de ideas, comentarios o recuentos rápidos. Finalmente, ofrece tus contactos, y recuerda recibir feedback al final de la reunión.
En última instancia, esperamos que estas instrucciones sobre cómo crear una sesión de Zoom, ayudarán a sumergirse en la plataforma de videoconferencias profesionales. Iniciar una sesión de Zoom es un proceso relativamente sencillo para cumplir con la necesidad de conectarse de forma remota con amigos, familiares y colegas. Por este motivo, armado con esta guía, estará listo para usar la próxima sesión de Zoom productiva.