Ahora que la tecnología está abriendo nuevas puertas para la comunicación, las reuniones en línea se han convertido en una parte esencial de muchas vidas laboral y personal. Zoom es una de las plataformas más populares para las reuniones remotas, y es el objetivo de nuestra guía: explicar a los lectores cómo organizar una reunión en Zoom paso a paso.
1. ¿Cómo crear una reunión en Zoom?
Zoom es una herramienta excelente para reuniones personales o de trabajo. Reconocida por su facilidad de uso y por ofrecer un entorno seguro en el que los miembros de la reunión pueden colaborar y mantener contacto. Crear una reunión en Zoom no implica un proceso complicado. En este artículo compartimos un tutorial con los pasos necesarios para crear una reunión desde la aplicación o desde la página web.
Primero, descargue e instale la aplicación en su dispositivo informático o teléfono inteligente. Una vez terminado el proceso, inicie sesión con los datos de autenticación de su usuario. Posteriormente tendrá que seleccionar la pestaña de “Reuniones” y seleccionar “Programar nueva reunión”. El sistema procederá a la configuración de parámetros como:
- Horario.
- Duración.
- Configuración de privacidad.
- Recursos de audio.
- Personas permitidas.
Luego de la configuración, el sistema generará un enlace con el que invitar a los miembros de la reunión. Esta URL también se utilizará para ingresar a la sesión cuando sea el momento. Finalmente, se recomienda testear el audio y verificar que todas las personas se encuentren conectadas de forma correcta para comenzar la reunión.
2. Cómo configurar una reunión en Zoom
1. Visita la página de Zoom y inicia sesión con tu ID de usuario: La primera parte de configurar una reunión en Zoom es iniciar sesión en su sitio web. En la parte superior derecha de la pantalla verás el enlace para iniciar sesión, haz clic en él e ingresa tu ID de usuario para acceder.
2. Crea una nueva reunión: Una vez iniciada sesión, verás una serie de opciones en la pantalla. De ellas, tendrás que elegir la opción de «Crear una nueva reunión». Te pedirá seleccionar el nombre de la reunión y una ubicación. Una vez hecho, el programa generará una invitación en la que proporcionará el enlace para unirse a la reunión.
3. Compartir la reunión: Después de generar la invitación con el enlace, debes compartirlo con los demás participantes. Tendrás que enviarles el enlace a través de correo electrónico, mensajes de texto u otros medios que elijas. Una vez que todos reciban el enlace, podrán entrar al grupo y comenzar la reunión.
3. Consideraciones al planificar una reunión en Zoom
Reunirse a través de videoconferencias con Zoom requiere de una buena planificación. Para que la comunicación sea fluida, es imperativo considerar varios aspectos con detenimiento. Si se sigue una serie de pasos y consejos útiles para la preparación de una reunión a través de Zoom, los resultados de la misma pueden ser satisfactorios.
Lo primero que hay que considerar es seleccionar un líder de la reunión. Esta persona será responsable de mantener el orden durante la conversación y tener el control de la asistencia. El líder debe asegurarse de que todas las personas estén conectadas y puedan compartir ideas y participar en la discusión de una manera constructiva.
Una vez que se ha seleccionado un líder, el siguiente paso consiste en establecer una agenda clara y precisa. Cualquier idea que tenga que ver con el tema principal debe ser discutida y explicada con detalle, para poder llegar a un acuerdo satisfactorio. La réplica debe ser equitativa y ha de haber espacio para todos los participantes para hablar.
Finalmente, el líder de la reunión debe animar a los demás a interactuar, para que todos estén comprometidos y para fomentar el intercambio de opiniones. Esto eventualmente, lleva al logro de resultados. Para conseguir esto, deben formularse preguntas a los participantes y les debe dar la oportunidad de expresar sus ideas.
4. Funciones comunes al usar Zoom para reuniones
En Zoom, las reuniones pueden ser bastante flexibles. Se pueden establecer reuniones únicas o programar periódicamente. Además, hay herramientas útiles disponibles para mejorar la experiencia de reunión. También hay algunas funciones comunes de Zoom que ayudan a mejorar la productividad.
Una característica importante es la pantalla compartida, que permite a los usuarios presentar documentos, presentaciones o vídeos durante una reunión. Esta herramienta es útil cuando se necesita mostrar resultados de varias personas. La calidad de vídeo también es excelente, con Zoom optimizando los niveles de ancho de banda para mejorar la visualización. Los usuarios también pueden etiquetar o señalar documentos para acercar la atención a objetos en particular.
Otra característica importante de Zoom es la comunicación de voz. Los usuarios de Zoom tienen la opción de hablar en voz alta o chatear a través de un chat en tiempo real. Los usuarios pueden ajustar los niveles de volumen para personalizar la experiencia. Además, los participantes pueden ser puestos en espera para reducir el ruido. Si es necesario, Zoom incluye una función de traducción de texto para mejorar la comunicación entre hablantes de distintos idiomas.
5. Seguridad al usar Zoom para reuniones
1. La privacidad durante una videoconferencia en Zoom
Durante una reunión virtual de Zoom, es importante tomar en cuenta los detalles de privacidad. Es importante compartir de manera segura la información relevante entre los miembros de la reunión. Para este propósito, siempre es bueno verificar y confirmar que todas las opciones de seguridad de la plataforma Zoom estén habilitadas. Esto incluye:
- Cifrado de extremo a extremo
- Verificación de dos factores
- Uso de contraseñas seguras para el salón, así como para el enlace compartido
El cifrado de extremo a extremo significa que no hay intermediarios entre dos partes conectadas, lo que significa que la seguridad de la conversación entre los miembros está garantizada. La verificación de dos factores ayuda a bloquear a los intrusos externos. Por último, los contraseñas seguras deben usarse para evitar el acceso a los salones por parte de personas no autorizadas. De esta forma se protege la privacidad de todos los miembros.
2. El desahogo de una reunión Zoom
Otra de las cosas importantes a tener en cuenta es el desahogo o evacuación de la reunión en caso de que algo salga mal. Esto se debe hacer sin demoras. Dependiendo de la empresa, esto puede ser a través de un botón de apagado específico o cualquier otra herramienta que esté disponible en la plataforma. Si no hay un botón habilitado, siempre se puede usar el modo de espera para cerrar la reunión manualmente.
Además de este botón, es crucial que los anfitriones tengan conocimiento sobre la herramienta de Eliminar la reunión en su totalidad. Esto ayudará a salvar la privacidad de los usuarios cuando la reunión esté cerrada. La eliminación de la reunión también animará a los anfitriones a considerar regularmente la privacidad de la reunión y sus actividades relacionadas.
3. Compartir archivos en una reunion Zoom
Por último, uno de los errores más comunes que cometen las personas durante una reunión de Zoom es compartir farchivos con otros usuarios sin tener en cuenta la seguridad. Esto incluye compartir información o documentos privados antes de verificar que el usuario esté autorizado para ingresar al salón. Siempre es aconsejable verificar el permiso de acceso por parte del anfitrión antes de compartir cualquier documento particular.
También es aconsejable utilizar una herramienta de cifrado de extremo a extremo para compartir contenido privado. Esto garantiza que los documentos no pueden ser leídos por cualquier persona salvo el receptor. De esta forma se garantizará que los documentos se compartan de forma segura entre los miembros de la reunión.
6. Equipo necesario para una reunión en Zoom
Para realizar una reunión en Zoom, es importante contar con los elementos necesarios para mantener la reunion. Primero necesitarás un dispositivo electrónico que puede ser una computadora, laptop, tablet o incluso un smartphone. Estas herramientas cuentan con la plataforma de video conferencia Zoom ya instalada, y podrás usarlas para conectar con tus compañeros.
En segundo lugar, es importante contar con un buen internet. El Wi-Fi puede ser una buena alternativa, siempre y cuando este brinde una velocidad y conectividad adecuada para que el video no se distorsione. Si el equipo por el que vas a conectar la reunion se desconecta varias veces, se recomienda cambiar de servicio de internet.
Por último, una buena idea para que las reuniones sean provechosas, es contar con un equipo de voz o audífonos. Esto permitirá que se escuche bien todas la personas que se encuentren durante la videoconferencia. Si no se cuenta con este equipo, la conexión se verá afectada y se puede tener una experiencia poco satisfactoria durante la reunión.
7. Divulgando una reunión en Zoom
Zoom es una plataforma en línea moderna que permite virtualmente a las personas estar conectadas y compartir ideas sin importar en donde se encuentran geográficamente. Si desea realizar una reunión virtual para sus amigos o compañeros de trabajo, existen muchas formas de lograrlo. Al organizar una reunión en zoom es importante que sigas los pasos necesarios.
Paso 1: Abra la página de Zoom en su navegador web https://zoom.us/ para crear una cuenta. Es gratis y te da la opción de unirte a reuniones de forma más directa usando tu cuenta. De lo contrario, también puedes ingresar tu correo electrónico y contraseña para realizar reuniones en línea.
Paso 2: Planifica tiempo, fecha y hora en la que organizarás la reunión. Esto le dará a los invitados suficiente tiempo para prepararse para la reunión y conocer el detalle de la misma. Después de eso, ingresa al menú programar reunión y selecciona los parámetros para la reunión. Define qué quieres hacer durante la reunión, cuál duración tendrá, además de detalles como limitación de tiempo.
Paso 3: Envía el enlace de la reunión a los invitados. Por lo tanto, una vez que los usuarios se unen a una reunión, puedes compartir los documentos almacenados en línea para una presentación simultánea. Además de esto hay muchas herramientas de Zoom que uno puede incorporar para obtener mejores resultados.
Ahora que conoces algunos trucos y herramientas para organizar reuniones en Zoom, puedes empezar a utilizar esta plataforma de reunión de una manera efectiva. Usándolo, podés facilitar el intercambio de ideas, el compartir proyectos y el mantener una comunicación estricta con los miembros de tu equipo o empresa. ¡Tomá el control de tu reunión en Zoom usando estos sencillos consejos!