¿Cómo notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box?
Compartir archivos en la plataforma de almacenamiento en la nube Box es una manera sencilla e intuitiva de compartir contenido con amigos, colegas y clientes. Sin embargo, a veces los destinatarios pueden perderse los archivos compartidos. Por tal motivo, es esencial notificarles cuando un archivo es compartido en Box. Esto es fácil de lograr y te mostramos los pasos a continuación:
- Haz clic en Compartir a la derecha del archivo o carpeta con la que deseas compartir.
- Dirígete a la sección Compartir con otros.
- Introduce el correo electrónico de los usuarios con los que desees compartir tu archivo o carpeta.
- Selecciona la opción para activar Notificar a los destinatarios de inmediato. Así los receptores recibirán un correo electrónico con la notificación de que han sido compartidos un archivo o carpeta.
- Termina compartiendo el contenido de tu archivo haciendo clic en el botón Compartir.
Al compartir un archivo o carpeta, los usuarios también pueden añadir mensajes personalizados junto a la notificación. Esto ayuda a contextuar mejor el contenido y generar una experiencia de usuario más satisfactoria.
Gracias a estos pasos, automatizas el proceso de notificación de los usuarios para un mejor seguimiento y una mejor interacción entre los usuarios. Ya no hay razones para que alguien sea excluido involuntariamente de aquellos archivos que has decidido compartir.
Notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box
Box es un almacenamiento en línea para compartir y colaborar en los archivos. Cuando se comparte un archivo a través de Box, los usuarios asociados al archivo reciben una notificación de que el archivo fue compartido. A continuación se describen los pasos para notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box:
1. Iniciar sesión en Box
Para notificar a los usuarios sobre la compartición de un archivo, primero hay que iniciar sesión en Box. Haga clic en el botón de inicio de sesión y entre sus credenciales para acceder a su cuenta.
2. Seleccione el archivo para compartir
Una vez que haya iniciado sesión en Box, seleccione el archivo que desea compartir con otros usuarios. Puede seleccionar un archivo desde la carpeta principal o desde una subcarpeta.
3. Compartir el archivo
Después de seleccionar el archivo a compartir, haga clic en el botón Compartir para compartir el archivo a otros usuarios.
4. Agregue usuarios
Después de compartir el archivo, ingrese los detalles de los usuarios a quienes desea compartir el archivo. Ingrese el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico de los usuarios a quienes desea compartir el archivo.
5. Notificar a los usuarios
Una vez que haya agregado los usuarios, haga clic en el botón Notificar para notificar a los usuarios sobre la compartición del archivo. Esto enviará un correo electrónico a los usuarios con el archivo compartido.
Ventajas de notificar a los usuarios
• Acelera el proceso de colaboración
Al notificar a los usuarios sobre los archivos compartidos, se acelera el proceso de colaboración entre ellos. Esto ayuda a los usuarios a empezar a trabajar en los archivos de inmediato, sin tener que esperar a que los demás usuarios reciban la notificación.
• Mayor eficiencia
La notificación a los usuarios acerca de los archivos compartidos aumenta la eficiencia. Los usuarios se enteran de la compartición mucho antes, lo que les permite coordinar el trabajo de manera más eficiente. Esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
• Compartir información
La notificación a los usuarios es útil para compartir información. Los usuarios pueden recibir y enviar archivos compartidos a través de la notificación, lo que facilita la comunicación entre los usuarios.
Notificaciones para usuarios cuando un archivo se comparte en Box
Box es una solución de almacenamiento y colaboración de contenido popular para proporcionar organización, compartir y proteger contenido digital. Box ofrece a los usuarios la capacidad de compartir y colaborar fácilmente en archivos y carpetas. Pero, ¿cómo notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido? A continuación mencionaremos algunos pasos para garantizar que los usuarios reciban avisos cuando un archivo se comparte en Box.
Pasos para notificar a los usuarios de un archivo compartido en Box
- Activa la notificación por correo electrónico: Dentro del cuadro de diálogo de Compartir, los usuarios pueden elegir activar la notificación cuando los demás usuarios comparten una carpeta o documento. Esto ayudará a los usuarios a mantenerse actualizados al instante sobre cualquier archivo compartido.
- Habla con otros usuarios: Los usuarios pueden hablar directamente con otros usuarios asignados para solicitar o recibir una notificación cuando se comparte un archivo. Esto les dará una mejor idea de quién comparte qué y por qué.
- Accede a la aplicación Box: Otro paso para garantizar que los usuarios se mantengan al día es descargar la aplicación Box, donde pueden seguir todas las notificaciones de los archivos compartidos.
- Configura alertas de actividad: Los usuarios también pueden configurar alertas de actividad para recibir actualizaciones sobre el contenido de los archivos compartidos.
Utilizar las notificaciones de Box puede ayudar a los usuarios a sincronizar sus archivos, mantenerse vigilante y conocer cuándo se hayan compartido archivos dentro de su área de trabajo. Estos pasos ofrecen una dirección simple e instantánea para asegurarse de que los usuarios adecuados reciban las notificaciones cuando se comparten archivos en Box.