¿Alguna vez te habías preguntado cómo organizar una reunión de Zoom? Siempre hay complicaciones a la hora de reunir a un grupo de personas, ya sea de forma presencial o virtual. Y con el devorador tiempo que tenemos, muchos optan por el modo de comunicación más eficiente. Zoom es una aplicación de comunicación en tiempo real usada por empresas de todo el mundo para reuniones en línea seguras. En este artículo, hablaremos sobre cómo organizar una reunión de Zoom para tu empresa.
1. ¿Qué es Zoom y Cómo Funciona?
Zoom es una plataforma de videoconferencias, webinars y chats grupales multiplataforma. Se puede utilizar desde computadora, teléfonos inteligentes u otros dispositivos móviles, lo que hace de Zoom una herramienta invaluable para conectarse con los demás. La plataforma es gratuita, pero también hay planes de pago para empresas que desean aprovechar al máximo todas sus funciones.
La configuración de Zoom es bastante sencilla: lo primero que tienes que hacer es descargar la aplicación en tu computadora o dispositivo móvil y bien conectado a Internet. Después de que se instala la aplicación, hay que configurar la cuenta de Zoom. Esto significa ingresar algunos detalles, como tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña. Habrá que confirmar la cuenta de Zoom para poder usarla.
Una vez que esté todo listo, puedes configurar tus reuniones y videoconferencias. Esto puede hacerse a través de la aplicación, o el usuario también puede enviar un enlace de reunión por correo electrónico a aquellos a los que desea invitar. Al hacer clic en el enlace, los usuarios se unirán a la reunión y podrán ver, hablar y compartir información entre todos los usuarios.
2. Cómo Crear una Cuenta de Zoom
Para crear una cuenta en Zoom, lo primero que hay que hacer es descargar la aplicación que está disponible para iOS, Android y ordenadores Mac / Windows. Después de la descarga, los usuarios pueden abrir la aplicación y seleccionar «Registro». Aquí se le presentará un formulario, en el que se pondrá la información personal, como nombre, apellido, email, etc. Una vez que los campos estén correctamente rellenados, habrá que aceptar los términos y condiciones del servicio. Seguidamente, hay que elegir entre dos opciones. Seleccionar «Crear una cuenta de Zoom» para comenzar a usar Zoom con un plan gratuito de 14 días. Si se desea una suscripción de pago, el usuario puede seleccionar «Obtener un plan de pagos» y entonces eligir el que mejor se ajuste a las necesidades.
En el paso siguiente, el usuario deberá crear el nombre de usuario. Éste no será visible para los demás usuarios. Algunas sugerencias lo ayudarán a encontrar un nombre de usuario adecuado. Tiene la opción de elegir uno con la configuración sugerida o crear uno propio. Cuando el proceso esté completado, deberá pulsar el botón «Crear una cuenta». De esta forma, la cuenta estará creada. Ahora solo tendrá que programar sus reuniones para que todos sus contactos se unan.
Una vez creada la cuenta, se enviará un email de confirmación al usuario para validar la creación de la cuenta de Zoom. La cuenta de Zoom habrá de configurarse con algunos ajustes básicos. Esto incluirá una imagen de perfil, una firma, una contraseña, la hora de la cuenta entre otras configuraciones. Aquí el usuario puede elegir los ajustes que estime convenientes. Una vez ajustados los campos correctamente, la cuenta Zoom estará lista para usar.
3. Configuración Previa a una Reunión de Zoom
Antes de poder realizar una reunión a través de Zoom, es necesario realizar algunas configuraciones previas. Primero deberás instalar la aplicación de Zoom. Esta instalación puede ser realizada en dispositivos tanto móviles como de escritorio. Existen gran variedad de tutoriales de instalación disponibles en línea que podrás seguir paso a paso. Una vez que tengas tu aplicación instalada, necesitarás registrarte. Esto será necesario para poder ingresar tu información personal e iniciar sesión con usuario y contraseña.
Siguiendo con el proceso de configuración, es hora de establecer los parámetros de tu reunión. Esto lo podrás realizar desde la aplicación de Zoom. En primer lugar, debes establecer la fecha y hora de tu reunión. Esta información la podrás agregar mediante opciones como «now» para reuniones inmediatas, o «schedule for later» para reuniones postergadas. Para reunir tu audiencia, también debes establecer la cantidad de participantes, la duración estimada de la reunión y el lenguaje de la misma. Estos parámetros principales permiten establecer la llave de la reunión.
Una vez que tengas estos parámetros establecidos, llegamos al último paso de configuración previa a la reunión a través de Zoom. Esto implica enviar la llave a los participantes de la reunión. Existen varias formas para compartir la información. Algunas de ellas son a través de correo electrónico, o también a través de aplicaciones en línea como Google Calendar. La finalización de este proceso de configuración te permitirá entrar a tu reunión sin enfrentar ningún contratiempo.
4. Cómo Invitar a Participantes a una Reunión de Zoom
Si desea invitar participantes a una reunión de Zoom, siga los siguientes pasos:
Paso 1: Iniciar una reunión
Primero, debe iniciar una reunión de Zoom. Si aún no tiene una cuenta Zoom, debe registrarse antes de poder iniciar una reunión. Luego, haga clic en el botón «Unirse ahora» en la parte superior izquierda de la pantalla. La reunión ahora estará lista.
Paso 2: Invitar a participantes
Ahora que la reunión está lista, puede enviar invitaciones a los participantes. Zoom le proporcionará un enlace URL único que puede compartir con todos los participantes. Los invitados sólo tienen que hacer clic en el enlace URL para unirse a la reunión.
Paso 3: Enviar un recordatorio
Es recomendable que envíe un recordatorio a sus invitados antes de que comience la reunión. Puede hacer esto enviando un correo electrónico o mensaje de texto con el enlace URL de la reunión. Esto garantizará que los invitados tengan toda la información necesaria para unirse a la reunión sin problema.
5. Características Clave para una Reunión de Zoom Exitosa
Las reuniones de Zoom se han convertido en una forma principal de conducir reuniones durante la pandemia global, y para una sesión exitosa, hay cinco características principales que los organizadores debe tener en cuenta.
Configuración de Calidad de Vídeo: Mantener una conexión de internet estable y una calidad de vídeo clara es muy importante al usar Zoom para llevar a cabo reuniones. La configuración óptima es una cámara de 720p y 30 fps para la mejor calidad. Si se detectan cualquier confusión en la imagen o el audio, todos los participantes y el líder pueden usar su configuración para superar estos problemas.
Preparación del Equipo: El equipo de Zoom que use el anfitrión, y los participantes, debe estar configurado y preparado antes de la reunión. Recomendamos chequear el hardware y la configuración de audio y vídeo, acceder al enlace de reunión, y familiarizarse con las funcionalidades de la sala virtual. Esto ayudará a asegurar que los participantes estén conectados sin demoras, y todos tendrán suficiente conocimiento para usar el software con eficacia.
Mensajes Pre y Post Reunión: Un mensaje pre-reunión a los participantes para proporcionarles una lista de chequeo con todos los equipos y herramientas necesarios para la sesión, o cualquier otra preparación esencial, es vital para aumentar la asistencia y la participación. Después de la reunión, enviar un resumen de lo que se discutió y un texto de seguimiento para agradecer a los participantes los esfuerzos realizados es una buena práctica para alentar el respeto.
6. Consejos Para una Reunión de Zoom Eficiente
Número 1: Sabes lo que quieres conseguir. Antes de la reunión, es importante tener una agenda clara y un objetivo específico. Esto dará sentido a la reunión y ayudará a enfocar la discusión. Establece un límite de tiempo para asegurarse de que la reunión no se desvíe.
Número 2: Prepára la reunión de Zoom. Utiliza el modo de reunión proporcionado por la plataforma Zoom para tu reunión. Establece una configuración previa para garantizar que todos los participantes sepan cómo funciona la plataforma y el chat. Establece límites de uso del chat para evitar que se distraiga la plática con otros temas.
Número 3: Establece normas de comportamiento. Necesitas establecer reglas para que todos los participantes respeten y valoren a los demás. Deben establecerse normas para una comunicación clara para evitar malentendidos. Establece normas para una presencia decente y agradable para mayor participación y mejores resultados.
7. Conclusión: ¿Por Qué Usar Zoom?
Zoom ofrece una variedad de beneficios para todos los usuarios, desde aquellos que lo utilizan para fines profesionales hasta aquellos que organizan reuniones familiares u otras reuniones sociales. Esta herramienta en línea es una de las mejores del mercado, lo que la hace perfecta para cualquier situación. Algunos de los principales beneficios son:
- Fácil instalación: Zoom es fácil de instalar, lo que facilita su utilización. Esto significa que puedes comenzar a utilizarlo con solo algunos clics del ratón y sin tener que invertir mucho tiempo en la instalación.
- Variedad de características:Las conexiones de Zoom pueden ser personalizadas con una variedad de características, lo que significa que puedes ajustar la herramienta al tipo de reunión que estás organizando: desde reuniones en pequeños grupos hasta grandes conferencias con cientos de personas.
- Costo asequible: Zoom ofrece una estimación de precios bastante asequible, lo que significa que no tendrás que gastar demasiado dinero para usarlo. Esto lo hace ideal para aquellos que buscan tener reuniones sin la inversión de un gran presupuesto.
Todos estos beneficios, junto con la facilidad de uso y la calidad del servicio, hacen que Zoom sea una excelente opción para reuniones en línea. Esta herramienta ha ganado en popularidad en los últimos años debido a las características intuitivas y al tiempo limitado que lleva implementarla. Por lo tanto, es la herramienta perfecta para aquellos que buscan reunirse con una amplia variedad de gente sin salir de su casa.
Organizar reuniones por videollamada en Zoom es fácil si sigues estos pasos sencillos. No necesitas tener un nivel de experiencia técnica avanzado, simplemente sigue estas instrucciones para organizar fácilmente una reunión en un par de minutos. Ahora ya puedes acoger tus reuniones en línea de manera exitosa sin estresarte. Con la herramienta de Zoom, tú, tus contactos y tus socios podrán conectarse en todo momento para tener éxito en el trabajo y hacer las llamadas o reuniones que desee sin problemas.