Con el desarrollo de la computación y la digitalización, los organigramas ahora se pueden hacer y guardar en un formato digital para luego distribuir a la organización. Si usas Microsoft Word para tu trabajo, entonces ¡serás feliz de saber que también puedes crear un organigrama a través del programa! En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crear un organigrama en Microsoft Word.
1. ¿Qué es un organigrama y cómo se elabora en Word?
Un organigrama se puede definir como un diagrama que muestra la estructura de la organización, las relaciones entre sus diferentes secciones y los cargos directivos de cada una de ellas. Esto le puede ser útil a los negocios para hacer un seguimiento y brindar apoyo a sus empleados de una manera más eficiente. Elaborar un organigrama en Word es una de las mejores formas de visualizar fácilmente los detalles de la estructura de la empresa.
A continuación se explica cómo se puede elaborar un organigrama en Word:
Primero, se necesitan los detalles sobre la estructura y el nombre de los puestos de los empleados. Una vez recolectada la información, se puede recurrir a la herramienta de organigramas de Word para realizar el gráfico. Esta herramienta se puede encontrar dentro de la ventana de insertar, en la barra principal de la pantalla.
Al abrirla, se puede elegir el tipo de organigrama y las reglas de orientación según lo requiera el documento. Después, se puede agregar las posiciones correspondientes a la estructura de la empresa. Al pasar el cursor por los cuadrados o bloques que se encuentran, se destacan con facilidad los detalles respecto a la posición y título del empleado.
Asimismo, se pueden hacer modificaciones al organigrama ilimitadas como agregar o eliminar cargos, descripciones, nombres de los empleados u otros elementos literales. Además, se puede cambiar fácilmente el tamaño de los órganos y jugar con los estilos de colores para hacer que el organigrama sea más atractivo visualmente. ¡Y listo! Así de sencillo puedes elaborar en cuestión de minutos un organigrama en Word.
2. Explorando las herramientas y plantillas en Word para organigramas
Si necesitas diseñar un organigrama para tu trabajo, un proyecto o para cualquier otro propósito, Microsoft Word es una excelente plataforma para hacerlo. Word cuenta con una variedad de herramientas, plantillas y características destinadas a crear gráficos de esta clase con rapidez y facilidad. Hay muchísimas formas de aprovechar estas herramientas para lograr el resultado deseado.
Lo primero que necesitas hacer es abrir una nueva página en Word y seleccionar Insertar > Gráficos > Descendente / Ascendente OrgChart. Esto hará que Word te presente una variedad de plantillas de organigrama con las que puedes trabajar. Busca la que mejor se adapte al estilo que deseas para tu gráfico y ten en cuenta las cajas de texto azules, que se insertarán en la página para que las puedas rellenar con los datos relevantes.
Si seleccionas una plantilla diferente, todavía puedes hacer cambios modificando algunos de los elementos. Puedes mover los elementos del organigrama desde los encabezados a un nivel superior o inferior para editar la estructura del gráfico. También puedes agregar colores, estilos y más para que tu organigrama se vea aún mejor. Une tus datos con flechas u otros elementos para una presentación perfecta.
3. Crear un organigrama de manera básica en Word
Herramienta: Microsoft Word
Una de las maneras de crear un organigrama de manera básica es usando Word. Este programa proporciona las herramientas necesarias para hacerlo. Primero, hay que abrir un Word document y clickear en “Insertar” en la parte superior izquierda. Una vez dentro del menú, se selecciona la sección de “Gráficos” y elige la opción de Organigrama.
En este punto, aparecerá una pequeña ventana llamada “Insertar Organigrama” con una selección de formatos. Lo primero es introducir un nombre para el organigrama y luego comenzar a modificarlo clickeando en las flechas para mover, añadir o modificar los miembros del organigrama. Al final mayores cambios se logran con los menús que se encuentran en la parte izquierda como “Tamaño”, “Formato”, “Modos”, etc.
Luego es posible añadir diferentes efectos para el organigrama y posteriormente guardar el contenido para tenerlo siempre disponible. Una vez que el organigrama ha sido creado, hay muchas maneras de personalizarlo y modificarlo según la necesidad, por ejemplo cambiar los colores para destacar ciertas líneas, añadir más detalle al proceso, etc. El resultado final entonces depende enteramente de cada usuario y de sus necesidades.
4. Personalizar tu organigrama con plantillas y efectos en Word
es ahora más fácil de lo que uno pensaría. La mayoría de personas pueden personalizar sus diseños con un simple clic para obtener resultados hermosos y profesionales. Microsoft Word ofrece una variedad de plantillas predefinidas para crear organogramas, así como diversos efectos. Revisamos a continuación algunos elementos claves para personalizar tus diseños.
Lo primero que tendrás que hacer es descargar e instalar la versión de Microsoft Word que mejor se adapte a tus necesidades. Esto te permitirá tener acceso a todos los elementos de personalización que ofrece la plataforma. Una vez hecho esto, procede a elegir la plantilla de organigrama que más se adapte al proyecto para el que quieres usarla. También puedes optar por crear la tuya desde cero, pero te recomendamos que utilices una ya hecha para no complicarte la vida.
Cabe reseñar que hay muchas herramientas para personalizar los diseños gráficos que se hagan en Word. Una vez descargue e instale la versión del programa, tendrás acceso a una variedad de efectos, que podrás utilizar para dotar a tus diseños de un aspecto único. Desde cambiar el tipo de letra, el tamaño de los elementos, insertar imagen, texto, tablas, entre otros.
5. Asignar relaciones entre tus conceptos en el organigrama
Una vez que has creado el organigrama de tus conceptos es importante que identifiques la relación existente entre ellos. Esto es clave para tener una estructura que ayude a comprender todos los conceptos que se relacionan con el objetivo central que se quiere explicar.
Para ello debes aclarar cuáles conceptos se relacionan entre ellos y cómo se relacionan. Primeramente identifica aquellos conceptos que tienen una conexión específica y establece si hay alguna jerarquía entre ellos o si son conceptos paralelos, es decir, los que pueden existir de manera independiente.
Completa tu organigrama asignando la relación entre los conceptos y entre sus niveles visuales. Utiliza líneas gruesas para mostrar la relación entre ellos, e identifícalas con textos o títulos para explicar el tipo de vínculo entre los mismos. Por ejemplo, si hay una relación de causa a efecto esta la puedes señalar con la línea y la etiqueta «Relación causa-efecto». Recuerda que tu organigrama puede ser muchas veces útil para explicar relaciones entre conceptos a terceras personas.
6. Realizar impresiones profesionales de tu organigrama
Con una impresión tan profesional como efectiva, los organigramas pueden expresar mejor la estructura y el tamaño de tu empresa. Afortunadamente, hay una variedad de herramientas disponibles apra ayudarte a producir la impresión de tu organigrama profesional sin tener que lidiar con procesos complicados y costosos. Para asegurar impresiones de alta calidad para tu próxima presentación, hay algunas cosas importantes que debes tener en cuenta.
Elige un programa apropiado y completo. Si tienes la oportunidad de elegir un programa específico para hacer tus organigramas, asegurate de que sea compatible con la herramienta de impresión. Algunas aplicaciones, como Microsoft Visio, tienen funciones de impresión predefinidas, por lo que es recomendable elegir este tipo de software para tu tarea. Si NO tienes un programa profesional, existen incluso herramientas gratuitas como Draw.io para ayudarte.
Asegúrate de que los tamaños sean competentes. Ya sea que elijas imprimir tu organigrama en hojas de papel estándar o en un listón conmemorativo con un tamaño personalizado, asegúrate de que los tamaños sean adecuados y coherentes. Comprende cuál es el tamaño ideal para el modelo y luego decis si debes redimensionar la imagen o no. También recorta los bordes en sentido opuesto para evitar recortes repentinos y para simplificar la impresión.
Procura un buen papel de impresión. El papel utilizado para imprimir tu organigrama decidirá si tu diseño se ve limpio y profesional o si se ve desorganizado y mediocre. Por ello, asegúrate de optar por un buen tipo de papel para conseguir los resultados que deseas. Por ejemplo, elige el papel satinado para que tus colores se vean más brillantes. Por otro lado, el papel brillante proporciona un efecto dramático pero con un costo mucho mayor. Lee atentamente cada recomendación antes de realizar tu compra.
7. Mantener el Organigrama de Word actualizado
Mantener un organigrama en Microsoft Word actualizado es una tarea compleja, pero sin duda una necesaria para evitar confusiones y exceso de trabajo para los involucrados. A continuación te presentamos 7 pasos para mantener el organigrama actualizado en Microsoft Word.
1. Agregar nuevas divisiones, secciones o áreas Para agregar divisiones, secciones o áreas nuevas al organigrama, seleccionar en el menú Insertar, tendrás la opción para agregar cuadrículas, gráficos orgánicos, gráficos en color o gráficos con detalles. Una vez hecho esto, seleccionar la opción para agregar la nueva entidad al organigrama.
2. Modificar la información relacionada a la entidad Una vez seleccionada la entidad a modificar selecciona la opción de «Editar». Al editar la entidad, puedes agregar o actualizar información importante sobre la entidad, desde su nombre, encargado, telefónos y correos, debajo del nombre de campos, secciones o áreas.
3. Agregar nuevos niveles de organización En el caso de requerir agregar nuevos niveles, selecciona la opción de «añadir» en el menú y haz clic en el botón «+» el cual siempre aparece en la parte derecha de la pantalla al momento de crear o modificar una tarjeta para agregar niveles. Una vez hecho esto, es necesario manipular el tamaño de los elementos para poder organizar de forma correcta los elementos del organigrama.
Con la herramienta de Word, la creación de un organigrama no es un proceso aterrador, sino emocionante como la creación de una nueva historia. Una vez que los usuarios tomen la decisión de crear un organigrama en Word y sigan estos pasos sencillos, encontrarán que el concepto se explica a sí mismo y pueden crear un organigrama de calidad para satisfacer sus necesidades. La flexibilidad del proceso de creación y la velocidad para obtener resultados harán que el proceso sea más satisfactorio. Desde responder a consultas de vecinos y amigos, hasta la producción de resultados profesionales para uso en trabajos o presentaciones, Word es su herramienta perfecta. Con un poco de práctica y la orientación de este artículo, cualquiera puede convertirse en un experto de Word y mejorar su competencia organizacional.