Como crear un horario de grupo en google workspace. Google Workspace es una versión corporativa de los principales servicios de la empresa, como Gmail, Docs, Drive o Google Calendar, una herramienta que te permite programar y compartir tus citas y reuniones con el resto de tu equipo y empresa.
Durante la pandemia y ahora que muchas empresas están adoptando el modelo de jornada laboral híbrida, Google Calendar pone a tu disposición algunas funciones que pueden facilitar mucho tus tareas diarias.
Desde Trucoteca te mostramos cómo optimizar tu horario y aprovechar mejor todas las funcionalidades de la herramienta.
Cómo crear un horario para tu grupo
- Inicia sesión con tu cuenta de Google Workspace, y dirígete al sitio web de Google Calendar.
- Luego, en la esquina inferior izquierda, haz clic en el símbolo «+» junto a la opción «Otros calendarios» (como se muestra en la imagen a continuación).
- Luego, haz clic en la opción «Crear nuevo horario«.
- En la siguiente pantalla, debes ingresar un nombre y una descripción para el horario.
- Luego haz clic en el botón «Crear horario«.
- Una vez creado, aparecerá otra información en la pantalla. Va a la opción «Compartir con personas específicas«, luego al botón «Agregar personas» para agregar nuevos contactos a este directorio.
- Ahora, cuando regreses a la pantalla principal, puedes ver la ventana en la esquina inferior izquierda.
Cómo crear un evento dentro de la agenda del grupo
- Inicia sesión en tu cuenta de Google Workspace, ve al sitio web de Google Calendar.
- Una vez allí, elige una fecha del calendario.
- Luego haz clic en una hora y aparecerá un cuadro de información.
- En este cuadro, debes ingresar el título del evento o reunión. Luego completa otra información como la duración, la ubicación y la descripción.
- En la opción «Añadir invitados» se debe informar el e-mail de todos los participantes. Recordando que para aquellos que ya están en su lista de contactos, solo ingresa las iniciales y la herramienta le sugerirá un correo electrónico registrado.
- Después de enumerar a todos los participantes, los invitados recibirán un aviso por correo electrónico y deberán aceptar el evento. Luego aparecerá automáticamente en sus respectivas agendas.
- También es posible informar si este evento se repetirá. Para ello, selecciona la pestaña «Tarea«, y la opción «No se repite» cambia el periodo en el que se repetirá.
- Listo, ahora solo haz clic en el botón «Guardar» y toda la información se agregará a las agendas y se notificará a todos los participantes.
Ahora que ya sabes cómo crear tu agenda, aprovecha para organizar reuniones y eventos periódicos con tu grupo de trabajo, o personas de la misma empresa.