¿Cómo ahorrar tiempo con el autotexto de Outlook? Cuando las personas escriben una gran cantidad de correos electrónicos cada día, suelen crear ciertos hábitos de redacción con los cuales se terminan por crear fórmulas de escritura, en algunas ocasiones estos son necesarios, pues por lo general las empresas que se comunican a través de este medio con sus clientes tiene una gran cantidad de información que se separa en diferentes temas y que por lo general no suele cambiar con frecuencia.
Los hábitos de escritura
Al momento en el que se establecen estos hábitos o formulas, lo mas recomendable es contar con ayuda al momento de escribir, y si esta ayuda se puede guardar para ser usada con mas facilidad es mucho mejor, en Outlook los usuarios cuentan con una función que les permite hacer esto, el autotexto.
Las empresas son las que más se basan en las fórmulas de escritura para la transmisión de la información, por lo general se usan para poder dar a conocer determinados servicios o productos que ofrecen y que son una parte importante de lo que son. Ahora bien, es muy importante que esta información sea siempre lo más exacta posible y de ahí la necesidad de tener fórmulas de escritura.
El autotexto
La función de autotexto es una de las muchas funciones con las que pueden contra los usuarios de Outlook, en la cual simplemente se creara una especie de diccionario en la que se podrán guardar palabras, frases e incluso párrafos, lo cuales son utilizados con frecuencia en la redacción de los diferentes mensajes de correo electrónico y que solo se seleccionaran para ser agregados.
Esta alternativa esta pensada en la facilidad y comodidad de los usuarios, al momento de realizar la redacción de correos electrónicos por lo general las personas suelen usar determinadas palabras o frases las cuales se convierten en una especie de fórmula de redacción, sobre todo en lo que se refiere a los correos de trabajo o empresariales. Todo esto será almacenado en la memoria de interna del correo electrónico.
Para guardar las palabras
Al momento de que se ejecute la acción de guardar las palabras o frases que se desean agregar al autotexto se realizaran las siguientes acciones:
- Ingresa en el apartado correspondiente a escribir los mensajes.
- Escribe las palabras o frases que agregaras al autotexto y seleccionalas.
- Posteriormente presiona sobre la opción insertar.
- Lo siguiente será presionar el menú de texto, para que se desplieguen las alternativas.
- Entras las opciones que se desplieguen selecciona elementos rápidos.
- Esta acción hará que se guarde la palabra o frases seleccionadas.
Como usarlo
Una vez que se realiza el guardado de las palabras, frases o se los párrafos en el apartado correspondiente, se podrás usar de la siguiente forma:
- Ingrese en el apartado de redacción de correo electrónico.
- Posteriormente inicie escriba las primeras letras de la palabra.
- Selecciona la opción correcta entre las que se te siguieren.
- En su defecto podrás ingresar en el autotexto o en los elementos rápidos y selecciona la palabra o la frase que deseas usar.